V každé firmě nastávají situace, které je potřeba pravidelně hlídat. Ať už se jedná o záležitosti ovlivňující vnitrofiremní procesy, nebo v tom horším případě události, které by mohly způsobit problémy vzhledem k zákonným nařízením a zároveň i nemalé finanční ztráty nebo Vás poškodit v očích zákazníků.
Událostí, které je potřeba pravidelně hlídat a mít na paměti je spousta. V dnešním článku se podíváme, jaké jsou nejčastější a jak se s nimi vypořádat s použitím automatizací, tak abychom už nikdy na nic nezapomněli.
Nespárované platby na účtu
Nespárované platby na účtu představují velký účetní problém. Čím kratší je doba od přijetí nespárované platby na účet tím větší šance je, že snadno dopátráte k jakému dokladu náleží. V plusNotify můžeme nastavit pravidlo, které nespárované platby kontroluje a pokud nějaké takové platby existují, zašle Vám přehledně o které platby se jedná včetně všech informací přímo do Vaší e-mailové schránky.
Víte ihned a naprosto přesně, na jaké platby se zaměřit a můžete je řešit.
Prodeje pod minimální marži
Prodeje pod minimální marži jsou problém pro Vaše finance. Asi nikdo nechce prodávat zboží pod cenou.
Když taková situace nastane a k prodeji pod minimální marží dojde, plusNotify Vám odešle výstrahu včetně konkrétních položek, kterých se to týká. Již uskutečněnému prodeji pod cenou to bohužel nezabrání, ale okamžitě víte, u jakých položek je potřeba upravit cenu, aby se takový prodej v budoucnu neopakoval.
Dlouho čekající objednávky
Není nic horšího, než když na svoji objednávku musíte čekat dlouho. Zákaznická spokojenost tak klesá úměrně době, jak dlouho čeká a dříve nebo později nad Vámi “zlomí hůl”. Přitom se často na objednávku zapomene kvůli nějaké prkotině.
Aby k takovým dlouho čekajícím objednávkám nedocházel, odešle Vám plusNotify v pravidelných intervalech (ideálně každý den, nebo klidně dopoledne a odpoledne) soupis objednávek které delší dobu “leží”. Díky takovému seznamu se můžete snadno zaměřit na konkrétní objednávky a zákazníky a začít je řešit individuálně a hlavně včas.
I to nejdelší zdržení lze se zákazníkem odkomunikovat tak, abyste jej neztratili.
Zdvojené doklady
PlusNotify dokáže takovou situaci ohlídat a pokud dojde ke zdvojení některého z dokladů, ihned Vás na to upozorní. Dokážete tak rychle odvrátit “katastrofu” jako je třeba odeslání jednoho dokladu zákazníkovi dvakrát.
Zásoby blížící se minimálnímu počtu kusů na skladě
Poslední situací, kterou v našem článku zmíníme je hlídání dostatečného počtu zásob na skladě. V Pohodě lze u zásob nastavit minimální limit, který chcete držet skladem. Takto nastavené limity jdou následně využít pro hlídání dostatečného počtu kusů skladem pro budoucí poptávku.
Minimální limit v Pohodě lze ale i vypočítávat se zohledněním ABC analýzy (plusABC) tak, aby počet kusů nastavených v kolonce minimální limit, zohledňoval i skutečné obraty daného produktu včetně predikce prodeje na základě historických dat. ABC analýzu a řešení predikce jsme rozebrali podrobněji v samostatném článku.
Jakmile ale máme v kolonce minimální limit nějaké číslo (ať už doplněné ručně, nebo vypočítané) jednoduše Vám nastavíme pravidlo, které bude ve Vámi zvoleném intervalu zasílat soupis zásob blížících se limitu na e-mail nákupčího. Takto sestavený soupis může posloužit jako vodítko pro případnou objednávku zásob na sklad.
Obsah
O systému
plusSystem je komplexní sada aplikací a nástrojů k Pohodě, mající za cíl urychlit, zjednodušit a zpřesnit provádění běžných operací. Těchto nástrojů a aplikací je celá řada, lze je přibližně rozdělit do čtyř skupin podle zaměření, kam jsou určeny.
První skupinou jsou Obecné nástroje, které využije prakticky každý, kdo v Pohodě alespoň fakturuje – rozesílání informací pomocí SMS a emailů – upomínky faktur po splatnosti, informace o stavu zpracování objednávky, automatický export , druhá skupina je určena do skladu, to znamená na veškeré operace spojené s příjmem a výdejem zboží a vyřizováním objednávek. Třetí skupinou jsou výrobní procesy, od plánování výroby po značení výrobků a poslední skupinou jsou aplikace usnadňující práci účetním firmám a její vykazování.
Hlavní součástí druhé skupiny pro Sklad a objednávky je aplikace pro práci s čárovými kódy – mobilní terminály do skladu, pevné expediční terminály, tisk štítků na přijímané zboží i označování zboží při expedici podle požadavků zákazníků. Také sem patří řešení pro hromadnou fakturaci objednávek skladem, konsolidaci objednávek a různé automatizační nástroje.
Ti, pro které je důležitá Výroba a potřebují využít Pohodu k evidenci surovin, polotovarů i finálních výrobků poté využijí nástroje pro generování šarží při příjmu surovin (sledovatelnost), plánování výroby z hlediska nákladovosti, rozpad výroby na jednotlivá pracoviště a značení hotových výrobků včetně generování ev. čísel (výrobních čísel / šarží) a automatického tisku protokolu i dokumentace k výrobku.
Poslední skupinou našich produktů jsou Účetní firmy, které používají Pohodu a potřebují zjednodušit příjem dat ze software, který používají jejich klienti a také potřebují svým klientům vykazovat poskytnuté služby v přehledné formě tak, aby na jejich základě bylo možné provést fakturaci či alespoň stanovit výši paušálu odpovídající skutečnému rozsahu.