Veľkoobchod a distribúcia

Veľkoobchody musia byť spoľahlivé, musia sa prispôsobovať požiadavkám odberateľov a zároveň nadštandardnými službami získavajú konkurenčnú výhodu nad tými „tradičnými“.

Sú typickými užívateľmi našich riešení, ktoré dokážu uľahčiť väčšinu činností a uvoľniť tak priestor na osobné jednanie s odberateľmi, dodávateľmi i rozvoj spoločnosti.

odoslať nezáväzný dopyt

príjem objednávok
z rôznych zdrojov

automatické objednávanie
u dodávateľov

súhrnná fakturácia
dodaného tovaru

evidencia potvrdených
dodacích listov

spoľahlivá expedícia

štatistiky tovaru a odberateľov

komunikácia s odberateľmi

manažérske a prevádzkové reporty

Pokiaľ je to aspoň rámcovo to, čo by vás zaujímalo, poďte sa na to pozrieť podrobnejšie.

Príjem objednávok z rôznych zdrojov

Vedieť sa prispôsobiť potrebám zákazníkom a šetriť tak svoj aj ich drahocenný čas je kľúčovou zručnosťou úspešných firiem. Automatizáciou 20% najväčších objednávok ušetríte 80% času.

podrobnosti

Importy dátových súborov

Nezáleží na tom, aký software váš zákazník používa, vyexportovať objednávku do CSV alebo XML dokáže snáď každý z nich.

Príjem objednávok z dátových súborov môže prebiehať ručným vložením súboru či automatickým importom napr. z vyhradenej e-mailovej schránky. Importný nástroj je schopný definovať neobmedzené množstvo pravidiel pre jednotlivých odberateľov a formátov a užívateľsky sa definuje, akým spôsobom sa z danej štruktúry dáta načítajú.

Excelovské formuláre

V niektorých prípadoch, najmä obmedzený sortiment a pravidelné dodávky, je pre zákazníkov zaujímavá aj možnosť objednávania pomocou e-mailového formulára.

Vieme pravidelne zákazníkom zasielať excelové formuláre s potrebnými náležitosťami a zákazníci len vyplnia množstvo pri položkách a zašlú na určenú e-mailovú adresu, kde sa spracuje ako prijatá objednávka do vašej Pohody. Formulár je možné používať aj opakovane a je to rýchlejšie, než preklikávanie e-shopu.

Potvrdenie objednávky zákazníkovi

Zákazník okamžite vie, že objednávka bola prijatá a prípadne potvrdená zodpovednou osobou.

Po prijatí objednávky a prípadnej kontrole vybraným pracovníkom je zákazníkovi zaslané aktuálne potvrdenie prijatia objednávky vrátane prípadných vykonaných úprav či predpokladaných dostupností.

Automatické objednávanie u dodávateľov

Väčšinu vydaných objednávok je možné automatizovať pomocou algoritmov a uľahčiť a zefektívniť tak nákup.

podrobnosti

Objednávanie u dodávateľov patrí k najdôležitejším ale aj najzdĺhavejším úlohám nákupcov veľkoobchodov. Pritom sa jedná o jednu z najľahšie automatizovateľných činností a nákupcom sa tým uvoľnia ruky na rokovania o cenách, vyhľadávanie potenciálnych dodávateľov či iné ďalšie produktívnejšie aktivity.

Pokiaľ navyše chceme optimalizovať sklad a preto zohľadňovať odberateľské objednávky aj podľa požadovaného termínu dodania, je ručný výpočet takmer nereálny.

Zásoby a dodávatelia

Obvykle sa zameriava na tých najväčších či najdôležitejších dodávateľov, u každého dodávateľa sú iné podmienky a možnosti pre objednávanie a zároveň sa predpokladá, že u zásob je vybraný alebo je možné podľa pravidiel určiť dodávateľa

Množstvo na objednanie sa vypočítava pomocou definovateľného algoritmu, ktorý zohľadňuje všetky potrebné parametre, ktorými obvykle sú napr.

  • stav zásoby
  • množstvo danej zásoby na prijatých objednávkach
  • predikcie predaja na potrebné obdobie
  • už objednané množstvo (vydané objednávky)
  • dodacia lehota
  • skladová dostupnosť u dodávateľa
  • objednávacie (baliace) množstvo

Objednávky sa obvykle vystavujú automaticky v nastavené časy a za splnenia definovaných podmienok, ako sú napríklad minimálna hodnota objednávky či dosiahnutie určitého potrebného jednotkového množstva na objednanie celého balenia.

Akonáhle sa vyladia podmienky a algoritmy tak, že objednávky vznikajú správne, môžu sa začať automaticky odosielať dodávateľovi – pomocou e-mailu, FTP, dodávateľského API či radom ďalších ciest.

Pokiaľ do vydaných objednávok bude doplňovaný aj predpokladaný termín dodania, môžete svojim odberateľom poskytnúť aj presnejšie informácie k ich objednávkam.

Súhrnná fakturácia dodaného tovaru

Veľkoobchody obvykle nevystavujú faktúru ku každému odobranému tovaru, ale faktúry vystavujú súhrnne v dohodnutých intervaloch.

podrobnosti

Pri veľkoobchodných vzťahoch je obvyklé, že dodávateľ svojmu odberateľovi vydáva v priebehu určitého obdobia (týždňa, mesiaca, …) tovar pomocou výdajok a na konci obdobia sa výdajky súhrnne fakturujú. Fakturačné obdobie môže byť u rôznych odberateľov rôzne, môže byť nastavená napríklad aj mimoriadna fakturácia pri prekročení určitej sumy, na ručné vyžiadanie či rôzne ďalšie podmienky a pravidlá.

Hoci vystavovanie faktúr môže niekoho baviť, zaberá pravidelná fakturácia zbytočne veľa času a zdržiava od produktívnejších činností, preto je vhodné túto činnosť automatizovať.

Výdajky sa v nastavené časy a podľa nastavených pravidiel súhrnne prenesú do faktúry rovnako, ako by táto operácia prebehla v Pohode, výdajky sa vybavia a vystavené faktúry sa automaticky rozošlú e-mailom odberateľom, môžu byť následne aj upomínané či ich štatistiky poskytované vedeniu, predajcom či obchodným zástupcom.

Evidencia potvrdených dodacích listov

Potvrdený dodací list je často nevyhnutnou súčasťou faktúry za dodaný tovar, odberateľ podľa neho vie, ktorý z pracovníkov tovar odobral alebo na akú zákazku. Uľahčí aj riešenie mnohých sporov s odberateľmi.

podrobnosti

V sklade aj pri rozvoze

K odovzdaniu tovaru dochádza ako na prevádzke, tak aj napríklad na stavbe. Preto podpis papierového dodacieho listu zostáva tým najľahším dokladom odberu tovaru.

Podpísané či vyplnené doklady stačí hromadne naskenovať pomocou skenera či multifunkcie a my ich automaticky roztriedime a poprikladáme do Pohody ako Dokumenty danej výdajky či iného dokladu.

Sú tak ľahko k dispozícii v Pohode bez nutnosti prehľadávania papierových šanónov a zároveň ich je možné automaticky pravidelne odosielať odberateľom mailom ihneď po naskenovaní, spolu s faktúrou či inak podľa potreby.

Spoľahlivá expedícia

Veľa súčasne otvorených objednávok, rôzne termíny dodania, platobná morálka odberateľov i čiastočné expedície – to všetko komplikuje až znemožňuje efektívne ručné spracovanie.

podrobnosti

Časté komplikácie

Veľkoobchody majú vďaka rôznorodému sortimentu komplikovanejšie skladové procesy.

Každý odbor má svoje špecifiká, mnoho z nich vieme riešiť.

Medzi najčastejšie požiadavky veľkoobchodov patrí potreba riešiť nasledujúce situácie:

  • aj pri najväčšej dôslednosti dochádza k zámenám tovaru a nekompletným dodávkam
  • je treba pracovať so šaržami a expiráciami či výrobnými číslami, ručná evidencia je problematická
  • pokiaľ tovar nemá svoje stále miesto, veľa času skladníci trávia hľadaním tovaru
  • keď tovar svoje stále miesto má, vďaka sezónnosti zostáva časť skladu permanentne zbytočne nevyužitá
  • treba pracovať s jednotlivými kusmi, kartónmi i paletami
  • balné množstvo sa líši aj pri rovnakom tovare dodávku od dodávky a ťažko sa množstvo počíta
  • rovnaký tovar má rôzne EAN kódy podľa krajiny pôvodu či dovozcu
  • je nevyhnutné (napr. pri potravinách) či žiaduce pri ostatnom sortimente tovaru obmieňať a snažiť sa vyhnúť zastaraniu tovaru v sklade
  • niektorí odberatelia vyžadujú špecifické značenie tovaru, ktorý sa vykonáva pri expedícii (vlastné čiarové kódy, “vyrobené pre …”, jazyk podľa cieľovej krajiny a pod.)

Vyhodnocovanie objednávok

Objednávky je zjednodušene potrebné rozdeliť do troch skupín na tie ktoré je možné expedovať, ktoré čakajú na tovar a kde je potreba, z ľubovoľného dôvodu, ručný zásah či dohoda s odberateľom.

Pomocou našich riešení sme schopní objednávky priebežne automaticky vyhodnocovať, spravidla sa vyhodnocuje najmä

  • požadovaný termín dodania
  • skladovosť objednávky so zohľadnením ostatných objednávok
  • stav úhrady pri platbe vopred či stav kreditu a platobná morálka pri platbách prevodom
  • rozdelenie nedostupného tovaru medzi objednávky podľa nastaveného algoritmu
  • expedičná kapacita skladu

Pokyn na expedíciu

Akonáhle je objednávka vyhodnotená ako expedovateľná, je potrebné odovzdať do skladu vhodnou formou pokyn na jej expedíciu.

Spracovaná objednávka, obvykle už vrátane konkrétneho množstva konkrétnych zásob, mieri do skladu cestou

  • vytlačenie optimalizovanej zostavy na tlačiareň do skladu
    • skladové pozície
    • rozmery, hmotnosti
    • viackusové balenia
    • spôsoby zaobchádzania a balenia
  • zobrazenie radu objednávok na displeji
    • rozdelenie podľa priorít (napr. prepravcov)
    • štatistické informácie (počet riadkov, MJ, hmotnosť, objem, krehké, …)
    • informácie o postupe expedície
  • zaradenie do radu na konkrétnom mobilnom termináli

Expedícia pomocou čiarových kódov

Využitie čiarových kódov či RFID je v dnešnej dobe nevyhnutnosťou, ak chcete byť dodávateľmi, na ktorých sa môžu vaši partneri spoľahnúť.

Využitie princípov GS1 je v niektorých odboroch nevyhnutné, inokedy prácu aspoň uľahčuje a dokáže aj znižovať náklady.

Skladníci objednávku pomocou mobilného terminálu vychystávajú. Medzi hlavné výhody práce s mobilným terminálom patria

  • kontrola správneho druhu a množstvo vkladaného tovaru
  • okamžitý prístup k doplnkovým informáciám o tovare (obrázky, špecifikácie, …)
  • práca s výrobnými číslami, šaržami a expiráciami
  • možnosť používania rôznych balných jednotiek
  • práca s GS1-128 (logistická etiketa)
  • zber objednávky optimálnou trasou podľa skladových pozícií
  • prioritizácia výdaja zásob od najstaršieho
  • upozornenie na položky skladajúce sa z viacerých kusov
  • možnosť evidencie balných listov – obsahy jednotlivých balíkov či paliet

Náväzné operácie

Po úspešnom vychystaní tovaru v sklade prichádza na rad administratíva.

Po dokončení prípravy objednávky je podľa nastavených podmienok vystavený zodpovedajúci doklad (obvykle faktúra/výdajka/prevodka) a vytlačená nastavená tlačová zostava, ktorá sa aj individuálne môže líšiť pre rôznych odberateľov.

Pokiaľ sa na prepravu využívajú služby prepravných spoločností, je možné pri využití riešenia BHIT Doprava automaticky vytlačiť aj zodpovedajúci počet štítkov na označení balíkov/paliet.

Samozrejmosťou je odoslanie potrebných informácií, dokladov a pokynov odberateľovi pomocou e-mailu, SMS či napríklad nahranie dokladov v danej forme do API odberateľa.

 

Štatistiky tovaru a odberateľov

Štatistika nuda je, má však cenné údaje… Poďme vyťažiť z existujúcich dát maximum a naučiť sa získané dáta využívať.

podrobnosti

Štatistika nad zásobami

Využitím štatistík je možné zvýšiť dostupnosť tovaru pre odberateľov pri súčasnom znížení nákladov.

Bežné veľkoobchody majú tisíce položiek, bez podrobnejšej štatistiky je možné len ťažko a neefektívne plánovať nielen nákupy od dodávateľov, cenotvorbu ale aj napríklad propagačné akcie.

Snom každého správneho hospodára je mať sklad naplnený tak, aby dokázal operatívne vyhovieť požiadavkám zákazníkov, ale neviazal pritom zbytočne veľa prostriedkov a nemuselo často dochádzať k výpredajom či odpisom nepredaného tovaru.

ABC analýza

Štatistika, ktorá nevyžaduje takmer žiadne podrobné nastavovanie a ihneď získate prehľad nad užitočnosťou jednotlivých zásob.

Paretovo pravidlo hovorí, že 80% času trávime činnosťami, ktoré sú pre nás len z 20% dôležité. So zásobami je to podobné.

S drobnými odchýlkami a výnimkami naprieč odbormi platí, že 70% vášho zisku v skutočnosti tvorí len 10% zásob (hovorme im A) a naopak 70% vašich zásob tvorí len 10% zisku (C). Našimi nástrojmi ľahko získate prehľad, do ktorej kategórie ktorá zásoba patrí a tým zistíte, v ktorom sortimente ste dobrí a úspešní a ktorý len viaže prostriedky a zaberá miesto v sklade. Vyhodnocovať môžete za rôzne časové obdobia, podľa jednotlivých skladov, značiek, dodávateľov, …

 

História a predikcia

Čím presnejšie dokážete predpovedať dopyt, tým lepšie na neho môžete byť pripravení.

Od niektorých dodávateľov môžete mať tovar takmer ihneď, u iných je však potrebné plánovať aj dlhé mesiace dopredu.

Aby ste dokázali efektívne plánovať nielen nákupy zásob ale aj napríklad cenotvorbu či marketingové akcie, môžu vám poslúžiť aj ďalšie výstupy našich analýz, napríklad

  • priemerné denné predaje, priemerný zisk a marža,
  • nedodané položky prijatých objednávok,
  • „ležiaky“ za dané obdobie,
  • skladové zásoby s blížiacim sa dátumom spotreby,
  • stráženie zásob, ktoré na základe stavu skladu, priemerných predajov a dodacej lehoty pravdepodobne dôjdu,
  • stráženie predaja zásob pod stanovenú minimálnu maržu,
  • percento reklamovanosti tovaru
  • sledovanie vývoja nákupných cien podľa dodávateľov

Štatistika odberateľov

Naše riešenia vám poskytnú stále aktuálny prehľad nad odberateľmi a vaša práca s nimi tak bude efektívnejšia a cielenejšia. Budete môcť poskytnúť také podmienky, ktoré zodpovedajú aktuálnemu stavu.

Väčšina veľkoobchodov používa na rozlíšenie kategórií odberateľov výšku dosiahnutého obratu. Pritom odberatelia prirodzene rastú aj klesajú a často sa tak stáva, že niekto zostáva v „lepšej“ kategórii aj keď dlhodobo obraty neplní a naopak iní by si mohli polepšiť, ale nikto sa na prepočítanie obratov dlho nedostal.

Naše nástroje vedia obraty automaticky pravidelne vyhodnocovať a to napríklad podľa sortimentných skupín, s vylúčením napr. obalov, doprav či podľa množstva ďalších kritérií, ako je napríklad dodržiavanie platobných termínov. Je teda možné každému odberateľovi určiť také podmienky, ktoré presne zodpovedajú jeho správaniu a štruktúre odberov.

Obchodní zástupcovia

Práca každého dobrého obchodného zástupcu spočíva v tom, že má s odberateľmi osobný vzťah, pomáha im v predaji svojho tovaru a snaží sa im vychádzať maximálne v ústrety.

Obchodní zástupcovia určite využijú pravidelné štatistiky odberateľov, ktoré uľahčia nielen plánovanie návštev či kontaktov s odberateľmi. Dá sa pracovať a strážiť napríklad tých odberateľov, ktorí

  • viac období za sebou klesajú/rastú s obratmi, celkovo aj v jednotlivých kategóriách
  • dlho neobjednali žiadny tovar
  • začali objednávať určitú časť sortimentu a je tak vhodné im ponúknuť ešte ďalšie, súvisiace
  • neplní svoje platobné záväzky
  • významne zvýšili či znížili objem odobraného tovaru

Komunikácia s odberateľmi

Komunikácia je základom každého osobného aj pracovného vzťahu. Odberateľ, ktorý má všetko potrebné ľahko dostupné, bude spokojnejší než pokiaľ bude musieť informácie ťažko zisťovať.

podrobnosti

Stavy objednávok

Odberatelia potrebujú vždy s istotou vedieť, v akom stave je ich objednávka.

Tak, ako e-shopy pri prijatí objednávky informujú e-mailom zákazníka o prijatí objednávky, je toto potrebné riešiť aj pri veľkoobchodoch, kde však objednávky prichádzajú z mnohých rôznych a rôzne spoľahlivých ciest – pri telefonických či emailových ľahko dôjde k zámene tovaru, niekedy je potrebné tovar nahradiť iným, porovnateľným či lepšie dostupným. Preto vaši odberatelia určite uvítajú prehľadné potvrdenie prijatia objednávky emailom spolu s konkrétnym zoznamom položiek, cenami a napríklad informáciou o dostupnosti.

Akonáhle objednávku pripravíte a odosielate, je pre odberateľa dôležitá informácia o prepravcovi a možnosti sledovania zásielky či napríklad kontakt na vodiča pri vlastnom rozvoze. Rovnako tak vodiči na mieste ušetria čas, pokiaľ bude odberateľ už vopred informovaný o prípadnej dobierke a možných spôsoboch jej úhrady.

Elektronické doklady

Spracovanie aj archivácia elektronických dokladov je oveľa jednoduchšie a stále viac odberateľov vyberá svojich dodávateľov podľa toho, koľko práce im dodávateľ ušetrí či prirobí.

Automaticky je možné odberateľovi zasielať všetky vystavené doklady – dodacie listy, faktúry a ich upomienky.

Okrem PDF formátu ich je možné odosielať aj v ďalších, elektronicky spracovateľných formátoch ako je CSV, XML, Excel, ISDOC. Je možné pomocou pravidiel definovať aké tlačové zostavy či dátové formy používať pre ktorého zákazníka, používať rôzne jazykové mutácie a formáty e-mailov a SMS.

Cenníky, skladová dostupnosť, nedodané položky

Pravidelným automatickým zasielaním požadovaných informácií odberateľom uľahčíte život.

Pre ušetrenie významného množstva telefonátov a aj možných nedorozumení sa pravidelne so zákazníkom zasielajú vhodnou formou napríklad

  • cenníky tovaru a služieb
  • katalógy tovaru a jeho dostupnosti
  • výpredajové či akčné položky
  • zoznamy položiek nedodaných objednávok aj s predpokladanými termínmi dodania
  • zoznamy neuhradených pohľadávok

Manažérske a prevádzkové reporty

Včasné a aktuálne podklady sú základom pre správne rozhodovanie a včasné zachytenie blížiaceho sa problému môže ušetriť množstvo starostí.

podrobnosti

Prevádzkové reporty

V bežnej prevádzke firmy nastávajú rôzne situácie, ktoré treba riešiť skôr, než prerastú na významnejší problém.

Často sa strážia stavy, ktoré môžu spôsobiť množstvo ďalších problémov a nepríjemností, ako napríklad

  • nespárované prichádzajúce platby – môže ísť napr. o chybný VS pri úhrade faktúry či zálohovej faktúry
  • duplicitné platby, preplatky
  • čakajúce objednávky, ktoré sa niekde „stratili“ počas priechodu skladom
  • obsahujú dlhodobo nedostupné položky
  • obsahujú položky, u ktorých došlo k významnej zmene ceny
  • nezhody stavov zásob a ich evidenčných čísel
  • pohyby, ktoré spôsobili záporný stav a došlo tak k chybnému výpočtu váženej nákupnej ceny
  • nezhody stavov zásob a evidencia ich umiestnenia
  • prechádzajúce šarže zásob

Manažérske reporty

Vedenie spoločnosti je zodpovedné za správne a včasné rozhodovanie v rôznych otázkach a situáciách.

Pre správne rozhodnutie sú nevyhnutné správne a aktuálne dáta. Medzi najobľúbenejšie prehľady patria

  • bilancia spoločnosti – záväzky, pohľadávky, stavy účtov a hotovosti
  • výkonu jednotlivých stredísk či prevádzok
  • výkonoch a trendoch jednotlivých obchodných zástupcov, skladníkov či iných pracovníkov
  • porovnanie jednotlivých činností firmy a trendov ich vývoja
  • využívanie prepravných služieb ako podklad pre jednanie s nimi
  • štruktúre nákupov od rôznych dodávateľov