Pravidelné zásobovanie
Tu sa zameriame na firmy, ktoré sa špecializujú na pravidelné závozy napríklad zeleniny, pekárenských výrobkov či mäsa.
Hoci celý rad činností je podobný so štandardnými veľkoobchodmi, existujú tu aj mnohé špecifiká, ktorými vieme rozvozovým firmám uľahčiť život.
priebežný príjem objednávok z rôznych zdrojov
spoľahlivá a presná expedícia
evidencia obalov, nakládok a rozvozov
príjem úhrad od zákazníkov v teréne
pravidelná súhrnná fakturácia
bodové hodnotenie pracovníkov
Pokiaľ je to aspoň rámcovo to, čo by vás zaujímalo, poďte sa na to pozrieť podrobnejšie.
Priebežný príjem objednávok z rôznych zdrojov
Zákazníci týchto veľkoobchodov vytvárajú veľké množstvo pravidelných objednávok a pritom používajú rôzne pokladničné a skladové systémy, z ktorých je možné objednávky viac či menej automatizovať.
Importy zo systémov zákazníkov
Častými zákazníkmi distribučných firiem sú maloobchody a reštaurácie. Pritom mnoho z nich používa taký software, ktorý vie vytvárať a exportovať objednávky tovaru či surovín.
Vieme všetky zákazníkom vystavené objednávky automaticky spracovávať do vašej Pohody, pričom sa prispôsobíme celej rade obvyklých formátov, ako sú CSV, Excel, XML, ISDOC.
Systém zákazníka napr. zasiela objednávky na vopred určený e-mail, kde ich automat vyberá, spracováva a zasiela potvrdenie o prijatí zákazníkom či upozornenie obsluhe pri nejakom probléme.
Jednotliví zákazníci či formáty sa do aplikácie zadávajú formou úloh, takže sa obvykle začína tými najväčšími zákazníkmi a postupne sa rozširuje na ďalšie. Šetríte tak čas nielen sebe ale aj zákazníkom, čo pre vás môže znamenať značnú konkurenčnú výhodu.
Spracovanie excelových objednávok
Zákazníkom, ktorí žiadny software nepoužívajú alebo v ňom neevidujú potrebné dáta, uľahčí objednávanie excelový formulár.
Zákazníkom pravidelne odchádza aktuálna tabuľka s ponúkaným sortimentom, roztriedená napríklad podľa skupín, cenových akcií či podľa početností objednávania. Tabuľka je pomocou funkcie overovania dát v Exceli uzamknutá tak, aby zákazník mohol editovať len povolené polia a správne hodnoty, je teda zaistené, že objednávka bude automaticky spracovateľná.
Zákazníci tabuľku len jednoducho vyplnia potrebnými množstvami jednotlivých položiek a prípadne ďalšími údajmi ako termín dodania, poznámka a pod. a tabuľku odošlú e-mailom.
Náš systém takéto objednávky nepretržite spracováva, v Pohode vznikajú ako bežné prijaté objednávky a zákazník je e-mailom informovaný o ich prijatí. Z ľubovoľných dôvodov nespracovateľné objednávky sa preposielajú obsluhe pre ďalšie riešenie.
Spoľahlivá a presná expedícia
V systéme sa stretáva veľké množstvo objednávok, s rôznymi termínmi dodania, ktoré treba dodržiavať. Veľkú časť expedovaného tovaru treba vážiť.
Poradie spracovania
Veľkoobchody bežne prijímajú objednávky na nasledujúci deň neskoro do noci.
Poradie spracovania sa stále aktualizuje podľa zadaných pravidiel stále radí tak, aby ich bolo možné včas vychystať a ľahko rozdeliť na jednotlivé rozvozové trasy.
Cieľom je, aby vodiči najdlhších trás mali ráno všetko pripravené a dodali tovar včas zákazníkom.
Optimalizácia expedície
V rovnakom sklade obvykle pracuje niekoľko tímov skladníkov, expedovaný tovar je často ťažký a objemný.
Vhodným návrhom expedičných procesov je možné minimalizovať zbytočné presuny tovaru a ušetriť tak sily skladníkov aj drahocenný čas.
Jednou z možností je rozdelenie objednávok podľa daných pravidiel medzi viac čiet, kedy každá čata chystá vždy celú objednávku.
Druhou možnosťou, najmä v kombinácii s dopravníkovými pásmi, je rozdelenie každej jednej objednávky medzi viac stanovísk tak, aby sa manuálne presuny tovaru eliminovali a zároveň na jednej objednávke pracovalo súčasne viac ľudí a tá sa tak vychystala v čo najkratšom čase.
Pri samotnej expedícii sa pracuje obvykle s pevnými dotykovými terminálmi s čítačkami čiarových kódov a váhami.
Štítkovanie pri expedícii
Napríklad u mäsa, ktoré má zákonom dané náležitosti označovania, je bežné, že sa pri expedícii porciuje a až potom značia štítky s informáciami o pôvode, šarži, trvanlivosti atď.
Počas expedície sa po zvážení daného kusu na pripojenú štítkovú tlačiareň tlačí štítok, ktorý okrem zákonných náležitostí taktiež obsahuje napr. tzv. vážený čiarový kód EAN13 či všetky potrebné údaje vo formáte GS1-128.
Systém umožňuje aj tlač súhrnných štítkov, štítkov s obsahom jednotlivých prepraviek či štítkov s dodacími adresami pre uľahčenie nakládky a rozvozu. Niektorí zákazníci tiež vyžadujú napríklad špeciálne značenie paliet.
Náhrady tovaru
V mnohých prípadoch je možné zákazníkom objednaný tovar nahradiť iným, porovnateľným.
Zákazník tak dostane maximum z objednaného a zároveň presne vie, čo nemohlo byť dodané ani nahradené.
Medzi veľkoobchodom a zákazníkom je dohoda, že vzhľadom na rýchlo sa kaziaci tovar, nemusí byť vždy všetko skladom ale mnoho položiek je možné vzájomne nahradiť a zákazník s takýmito náhradami súhlasí.
Počas našej expedície môže obsluha podľa nastavených podmienok vložiť aj tovar mimo objednávky (zelené jablko) a pôvodnú položku (červené jablko) označiť ako nahradenú.
V kombinácii elektronickým zasielaním dodacích listov sa teda zákazník včas dozvie, ktorý tovar reálne nebude dodaný ani nahradený a nemusí sa tak vychádzať iba zo štandardného poľa „prenesený“ v Pohode.
Automatizovaná triediaca linka
Aj v obmedzených priestoroch je možné použitím automatizovanej linky výrazne navýšiť expedičnú kapacitu skladu.
Hlavným krokom je rozdelenie sortimentu na určitý počet stanovíšť, kedy každé stanovište má po ruke určitú časť sortimentu. Rozdelenie sa udržuje na základe štatistík tak, aby boli všetky stanovištia rovnako vyťažené a nevznikali tak úzke hrdlá na niektorom z nich. Objednávka sa začne na prvom stanovisku a pokiaľ je prepravka ešte poloprázdna, putuje dopravníkom na ďalšie stanovište, kde sa doloží, pokiaľ je plná, presúva sa na iný pás a odchádza na triedenie.
Na konci linky sa pomocou odbočiek dopravníka triedia prichádzajúce prepravky na jednotlivé objednávky, prepravky sa automaticky vážia a fotografujú pre prípadné reklamácie zákazníkov a obsluha ich priebežne odoberá. Akonáhle sa stretnú všetky prepravky danej objednávky, vytlačia sa potrebné štítky a doklady a linka sa uvoľní pre ďalšiu objednávku.
Nad linkou je dohľad, pomocou ktorého je možné regulovať rôzne parametre či dohľadávať tzv. „stratené“ prepravky, ktoré chybou obsluhy neboli priradené žiadnej objednávke.
Evidencia obalov, nakládok a rozvozov
Pri pravidelných rozvozoch sa oplatí používať vratné obaly, ktoré je však vzhľadom na vyššiu cenu potrebné evidovať. Podrobnejšia evidencia nakládok zase poteší zákazníka a poskytne užitočné štatistiky.
Evidencia obalov
Vratné obaly je vzhľadom k hodnote treba evidovať ale ich evidencia nesmie zbytočne zaťažovať či zdržiavať pri rozvoze.
Na označenie prepraviek je možné využiť čiarové kódy či RFID, prípadne oba spôsoby kombinovať.
Aj obyčajné ovocinárske prepravky niečo stoja, nehovoriac o rôznych špecializovaných termoboxoch, paletách a pod. Preto zavedenie evidencie týchto obalov prinesie rýchlo značné úspory spojené s obmedzením strát a krádeží týchto obalov. Vieme ľahko evidovať obaly pri expedícii objednávok pre zákazníkov aj rýchlo „odpisovať“ pri príjme prázdnych obalov späť na sklad. Všetky operácie prebiehajú v sklade, nie je potrebné sa nijako zdržiavať pri rozvoze u zákazníka.
Každá prepravka má svoje unikátne označenie a tým presne vieme, ktorý zákazník danú prepravku kedy dostal, kedy ju vrátil alebo či ju má stále pri sebe. Ľahko sa tak odhalia tí, ktorí si prepravky nechávajú alebo s nimi treba ďalej obchodujú. Samozrejme ide aj automatizovať prípadné upomínanie na vrátenie či štatisticky strážiť prípadnú nutnosť obstarania prepraviek nových napríklad vzhľadom na nárast objednávok.
Najlacnejšie označenie je pomocou samolepiaceho štítku s čiarovým kódom, tie však nemožno načítať hromade, musí sa čítačkou jedna po druhej. Oproti tomu použitie RFID tagov umožňuje načítať v priebehu niekoľkých sekúnd aj niekoľko sto obalov, je tu však obmedzenie v prípade kovových materiálov. Cena RFID je tiež vyššia v porovnaní s čiarovými kódmi a oplatí sa iba na opakovane používané obaly.
Nakládky a rozvozy
Dôvodov, prečo mať prehľad, ktorý konkrétny vodič na aké konkrétne auto naložil ktoré objednávky, je hneď niekoľko.
Prvým prínosom je možnosť už ráno pri nakládke informovať zákazníka o tom, čo veziete, kto to vezie aj s kontaktom na vodiča a napríklad aj s predpokladaným časom doručenia, dobierkou a pod. Prípadné požiadavky či zmeny si tak zákazník môže riešiť priamo s vodičom.
Druhým prínosom je množstvo dát pre ďalšie štatistické spracovanie, ktoré môže slúžiť ako podklad na odmeňovanie vodičov či v kombinácii s evidenciou tankovania a GPS ako podklad na plánovanie a optimalizáciu trás, vyhodnocovanie rentability prevádzky či stráženie napríklad čiernych jázd.
V niektorých prevádzkach je dôležitým prínosom aj možnosť stráženia hmotností závozov, aby nedochádzalo k zbytočnému preťažovaniu povolených hmotností vozidiel.
Plánovanie trás
Pokiaľ sa nejedná o pravidelné rozvozy po zabehnutých linkách, môže značené úspory nákladov priniesť aj vhodné plánovanie každého rozvozu.
Hoci my sami sa plánovaním rozvozových trás nezaoberáme, vieme vytvoriť viac či menej automatické napojenie na niektoré zo špecializovaných služieb, ktoré vám s plánovaním rozvozových trás pomôžu.
Či už ide o efektívne každodenné rozdelenie rozvozu do daného počtu trás alebo len vhodné zoradenie zastávok v závislosti na závozových oknách, pravidiel pre vjazdy do centier miest a peších zón, existuje mnoho firiem, ktoré sa na tieto výpočty a plánovanie zameriavajú a my dokážeme zaistiť potrebnú výmenu dát.
Príjem úhrad od zákazníkov v teréne
Aj keď platnosť EET je pozastavená, zostáva mnoho dôvodov, prečo riešiť príjem hotovosti na mieste u zákazníka.
Čiastočné a odložené úhrady
Nie je nezvyčajné, že odberatelia platia aj niekoľko predchádzajúcich faktúr súhrnne alebo naopak niektoré z nich čiastočne.
Pripraviť si zodpovedajúce príjmové pokladničné doklady ešte pred výjazdom tak nie je možné.
Hoci by teraz vďaka pozastaveniu EET stačilo príjmové pokladničné doklady vypisovať ručne, bol by to zdroj chýb a rovnako by ich niekto v kancelárii musel prepisovať do Pohody a vykonávať tak likvidáciu vystavených faktúr.
Naše riešenia dávajú vodičovi vo forme jednoduchého mobilného terminálu s tlačiarňou možnosť vyhľadať si všetky neuhradené pohľadávky daného zákazníka, súhrnne či čiastočne vykonať ich likvidáciu aj s odoslaním dát na EET a vytlačiť potrebné potvrdenia pre zákazníka.
Doklady sa automaticky odovzdávajú do Pohody, likvidujú sa faktúry a je možné ľahko vytvoriť súhrn s čiastkami, ktoré má na konci rozvozu vodič odviesť do pokladne.
Pravidelná súhrnná fakturácia
U pravidelných zákazníkov sa nevystavuje faktúra ku každej dodávke, ale fakturuje sa súhrnne za dohodnuté obdobie.
Hromadná fakturácia
So zákazníkmi sú dohodnuté rôzne obdobia na fakturáciu, každý z nich má odlišné požiadavky na doklady a ručná fakturácia je tak veľmi zdĺhavá.
Stačí, ak sa u každého zákazníka v adresári nastaví perióda a prípadne ďalšie parametre pre fakturáciu a doklady sa automaticky na základe výdajok v nastavenom čase vystavia, rozošlú zákazníkom a môžu byť následne treba aj upomínané.
Môže byť nastavená napríklad aj mimoriadna fakturácia pri prekročení určitej čiastky, na ručné vyžiadanie či rôzne ďalšie podmienky a pravidlá.
Bodové hodnotenie pracovníkov
Pre motiváciu pracovníkov pomocou odmien alebo napríklad aj pre plánovanie pracovníkov na smenu je nevyhnutné vedieť vyčísliť náročnosť práce tak, aby bola porovnateľná.
Výpočet náročnosti
Aby sme dospeli k relevantným výsledkom, musíme zohľadniť celý rad podmienok a aspektov.
Porovnávať skladníkov podľa počtu odbavených objednávok je síce jednoduché ale nič nehovoriace.
Pri našich výpočtoch jednak vychádzame zo štatistických dát, ktoré sa v Pohode za týmto účelom zbierajú, doplnených o odhady, ktoré sa postupne upresňujú.
Obvykle je potrebné zohľadniť náročnosť najmä vzhľadom na
- hmotnosti
- zložitosti prípravy
- množstevným balením
Nabrať 1kg zemiakov určite nie je 10x náročnejšie ako nabrať 100g bazalky a tiež 5kg zemiakov v sieťke je pre expedíciu jednoduchšie ako 2kg, ktoré sa musia odvážiť.
Hodnotenie pracovníkov
V skladoch býva značná fluktuácia pracovníkov, preto treba nájsť vhodný spôsob, ako vedieť vyhodnotiť každého jedného pracovníka a ohodnotiť jeho výkon.
Vzhľadom na to, že máme presnú štatistiku o jednotlivých operáciách a čase s nimi strávenom, dokážeme porovnateľne vyčísliť výkon jednotlivých pracovníkov.
Pokiaľ vedenie dokáže poznať a zodpovedajúcim spôsobom ohodnotiť pracovníkov podľa výkonu, bude to všetkých pozitívne motivovať na rozdiel od situácie, kedy bude odmena nezávislá od výkonu. Potom nebudú tí šikovní mať dôvod pre vyššiu produktivitu a ľahko zapadnú do priemeru.
Plánovanie smien
Objem objednávok je v priebehu času variabilný a zakaždým je tak potrebný iný počet pracovníkov.
Akonáhle dokážeme vyčísliť náročnosť prípravy pre každú položku objednávky a zároveň zo štatistiky poznáme kapacity jednotlivých pracovníkov, dokážeme na základe prijatých objednávok určiť optimálny počet ľudí na smenu. Docielime tak efektívnejšieho plánovania a úspory nákladov.