Servis a dielňa
Prevádzkujete servis napr. záhradnej techniky a potrebujete zefektívniť jeho vedenie?
Naše riešenie vám uľahčí celý proces servisu od jednoduchého prijatia vrátane overenia záruky cez vytvorenie ponuky na opravu, jej schválenie/zamietnutie zákazníkom, spoľahlivé vykázanie práce a dielov po odovzdaní a vyúčtovaní servisu zákazníkovi.
príjem servisnej zákazky
prehliadka a vytvorenie ponuky na opravu
objednanie dielov zo skladu, oddelenie skladu servisu
výdaj práce a materiálu k zákazke
komunikácia so zákazníkom
odovzdanie a vyúčtovanie zákazky
Pokiaľ riešite vo svojom servise podobnú problematiku, poďte sa na to pozrieť podrobnejšie.
Príjem servisnej zákazky
Pri prijímaní zariadenia do servisu je potrebné overiť záruku, popísať poruchu, zaevidovať príslušenstvo a zaobstarať fotodokumentáciu. To všetko čo najrýchlejšie, aby sme nezdržali zákazníka.
Príjem
Servisy vieme rozlišovať na záručné, mimozáručné a pravidelné (sezónne).
Pomocou špeciálnej aplikácie, ktorá je prispôsobená pre servisy, je možné založiť novú servisnú zákazku, pričom predmetom servisu môže byť ako nami predané zariadenie, u ktorého môžeme napr. pomocou výrobného čísla vyhľadať a overiť platnosť záruky, tak všeobecné zariadenie, ktoré je potrebné opraviť.
Aplikácia nám umožňuje okrem vyplnenia obvyklých aj vlastných informácií k zákazníkovi aj predmetu servisu a jeho poruche tiež zaobstarať fotodokumentáciu zariadenia a vytlačiť potrebný počet štítkov na polepenie jednotlivých dielov zariadenia, aby nedošlo k ich pomiešaniu či strate.
Súčasťou príjmu zákazky môže byť aj jednoduchá ponuka, pokiaľ ide napríklad o pravidelný sezónny servis a cenu vie odhadnúť prijímací technik.
Výstupom je založená servisná zákazka v Pohode a potrebné vytlačené dokumenty pre zákazníka aj servis.
Prehliadka a vytvorenie ponuky na opravu
Väčšinu porúch nie je možné spoznať bez rozobrania zariadenia a až zo zobraného zariadenia je možné určiť, čo všetko bude oprava vyžadovať. Ponuku na opravu je vhodné zákazníkovi podložiť fotodokumentáciou závady.
Diagnostika poruchy
Veľa zákazníkov má so servismi zlé skúsenosti a má podozrenie, že ich chce servis okradnúť.
Akonáhle sa k servisnej zákazke dostane technik, môže po rozobraní na základe a podrobnej prehliadky zariadenia vytvoriť výberom náhradných dielov a služieb zo skladu ponuku na opravu podloženú fotografiami.
Vytvorená ponuka sa automaticky odosiela zákazníkovi na schválenie. Ponúk môže byť k jednému servisu vytvorených aj viac, či už to sú rôzne varianty alebo čiastkové opravy.
Schválené ponuky technici vidia a môžu si na ich základe objednať potrebný materiál v hlavnom sklade. Vidia tiež ponuky čakajúce na schválenie a môžu zákazníka kontaktovať pre dohodnutie ďalšieho postupu.
Objednanie dielov zo skladu, oddelenie skladu servisu
Aby sme dokázali spoľahlivo zaistiť dostupnosť náhradných dielov a dokázali určiť zodpovednosť za často drahé diely, je potrebné mať presnú evidenciu skladov
Rozdelenie skladov
Evidencia pohybu medzi skladmi je pomocou mobilných terminálov rýchla a presná.
Čo sa týka rozdelenia skladov, je vhodné v Pohode rozdeliť sklady tak, aby zodpovedali aj fyzickému rozdeleniu priestorov. Najčastejšie sa delia na Hlavný sklad a Sklad servisu, ale je možné rozdeliť aj na úroveň skladu každého jedného technika.
Každé vydanie či vrátenie materiálu na Hlavný sklad, či už na základe objednávky alebo len ústneho dohovoru, musí byť zaznamenané formou Prevodky v Pohode. Použitím mobilných terminálov je vytvorenie tejto prevodky veľmi rýchle a je možné ju aj vytlačiť a nechať potvrdiť preberajúcim.
Nie je tak problém, ak sa nejaký materiál technici rozhodnú ponechať „po ruke“ vo svojom sklade. V Pohode je jasne vidieť, na ktorom sklade je a je možné ich ľahko inventarizovať.
Ohromnou výhodou je aj možnosť vykonávania inventúry hlavného skladu a skladov servisu nezávisle na sebe.
Objednanie dielov na zákazku
Po schválení konkrétnej ponuky zákazníkom sú požadované diely formou objednávky odovzdané do hlavného skladu, ktorý ich prípadne objedná u dodávateľa a akonáhle sú k dispozícii, informuje technika. Technik môže objednať aj diely k zákazke navyše, ktoré by mohol potrebovať s tým, že ich následne prípadne vráti.
Akonáhle sú diely k dispozícii, vydáva ich skladník hlavného skladu na sklad servisu, každý pohyb tovaru je spojený s konkrétnou zákazkou a človekom, ktorý ich objednal a vyzdvihol. Možno teda v prípade chýb určiť zodpovednosť.
Výdaj práce a materiálu k zákazke
Medzi najčastejšie problémy servisov patrí najmä opomínanie dôsledne vyúčtovať použitý materiál a niekedy aj prekračovanie ceny opravy bez súhlasu zákazníka.
Dôsledná kontrola
Počas vykonávania daného servisu technici evidujú, aké diely a materiál pri oprave použili a vykazujú vykonanú prácu. Toto náš systém umožňuje ako v aplikácii na počítači, čo sa hodí v pevnej prevádzke, tak pomocou mobilného terminálu, ktorý nájde využitie napr. pri výjazdových servisoch u zákazníka alebo v teréne.
Technici vždy môžu vyhľadaním či pomocou čiarových kódov vkladať položky k vykonanému servisu, v prípade práce pri počítači navyše technik vidí, aké diely a materiál si k danej zákazke vyzdvihol a nemal by tak zabudnúť ho vykázať.
Zároveň môže aplikácia kontrolovať, aby technikom vykázaná čiastka za opravu neprekročila schválenú ponuku s nastavenou toleranciou, obvykle 10%.
Nepoužité diely a materiál môže technik vrátiť do hlavného skladu alebo si ich ponechať na sklade servisu. V oboch prípadoch však zostávajú ľahko dohľadateľné.
Komunikácia so zákazníkom
Automatizácia odovzdávania dôležitých informácií o ponukách a stave servisu ušetrí vám aj zákazníkovi rad telefonátov a i prípadných sporov.
V priebehu zákazky
Rovnako informácie o dokončení zákazky či podrobný zoznam použitých dielov a vykonaných opráv.
V priebehu spracovania servisu systém automaticky odosiela zákazníkovi relevantné informácie a dokumenty.
Ide najmä o
- e-mailové potvrdenie prijatia do servisu s popisom porúch
- ponuku na opravu s predpokladanou cenou a priloženými fotografiami
- SMS a e-mailovú informáciu s pokynmi na vyzdvihnutie tovaru
- detailný prehľad o použitých dieloch a vykonaných prácach
- faktúra a ďalšie doklady v elektronickej forme pre ľahšie dohľadanie v budúcnosti
Dlhodobá spolupráca
Pokiaľ ponúkate napr. predsezónne prípravy záhradnej techniky, môže systém automaticky vašim zákazníkom, ktorí si u vás niečo kúpili či mali v servise, pomocou SMS či e-mailu pripomínať, že nastal čas na vykonanie pravidelnej údržby.
Rovnako tak v systéme vidíte históriu všetkých u vás vykonaných servisov daného zariadenia, umožní vám to tak riešiť potrebné preventívne opravy v závislosti od predchádzajúcich servisov efektívnejšie, než bez znalosti histórie.
Odovzdanie a vyúčtovanie zákazky
Pri odovzdaní hotového servisu je potrebné vystaviť a vytlačiť doklady.
Akonáhle si pre hotovú zákazku príde zákazník, technik priamo zo servisnej aplikácie vykonáva vyúčtovanie do zvoleného typu dokladu (obvykle predajka/faktúra/výdajka) a odovzdáva hotový servis zákazníkovi vrátane vhodnej dokumentácie. Tou je obvykle okrem daňového dokladu, ktorý obsahuje stručne potrebné informácie pre účtovníctvo, aj kompletný súpis použitých dielov.