Prevádzkovateľ e-shopu
Hlavným záujmom každého e-shopu je doručenie správneho tovaru zákazníkovi v najkratšom možnom termíne.
Vieme automatizovať objednávky od prijatia do Pohody, cez jej vyhodnotenie a expedíciu pomocou čiarových kódov po informovaní zákazníka o odoslaní zásielky.
prijatá
objednávka
automatizácia
zálohových platieb
vyhodnocovanie
objednávok
presná a rýchla expedícia
napojenie na dopravcu
komunikácia so zákazníkmi
ďalšie obvyklé rozšírenia
Modelová situácia
na tlačiarni v sklade je vytlačená expedovateľná objednávka
skladník ju načíta do mobilného terminálu a jednotlivé položky skladá do košíka
po načítaní poslednej položky sa na baliacom stole tlačí faktúra na vloženie do balíka
na štítkovej tlačiarni sa tlačia štítky na balíky
zákazníkovi odchádzajú e-mailom informácie o expedícii, sledovacom čísle a elektronické doklady
Pokiaľ je to aspoň rámcovo to, čo by vás zaujímalo, poďte sa na to pozrieť podrobnejšie.
Prijatá objednávka
Pre nás všetko začína „Prijatou objednávkou“ v Pohode, ktorá musí byť kompletná a správna.
Náležitosti objednávky
Nie je pre nás dôležité, aký druh či model e-shopu objednávku vytvoril alebo či bola vytvorená ručne, dôležité pre nás je, aby objednávka bola kompletná.
Zo skúsenosti vieme, že niektoré z uvedených bodov môžu byť pre tvorcov e-shopu neľahkou úlohou, sú však nevyhnutné na následné automatické spracovanie bez nutnosti ručných zásahov a dodatočnej komunikácie so zákazníkom.
Medzi nevyhnutné informácie, ktoré musia byť korektne uvedené už v prijatej objednávke patria najmä:
- korektná väzba na skladové položky
- správne ceny, zľavy pre daného zákazníka
- správnej sadzby DPH, najmä pri predaji do zahraničia
- sadzba 0% pri dodaní platiteľovi DPH v krajinách EÚ (malo by dôjsť k overeniu platnosti VAT ID v systéme VIES) alebo mimo EÚ
- správnej sadzby DPH pri platnej registrácii k DPH v inej krajine EÚ
- správne zaradenie zásoby k sadzbe (rovnaký tovar môže byť v rôznych krajinách EÚ zaradený do inej sadzby DPH)
- správne vyplnené údaje pre dodanie a určená cena dopravy
- správna fakturačná a doručovacia adresa, vyplnené povinné kontakty
- zvolený prepravca a doručovacia služba (večerné doručenie, …)
- údaje pre dodanie do výdajní (číslo, adresa, … – podľa náležitostí prepravcu)
- správne uvedený spôsob úhrady, vr. napr. stavu on-line platby, ak je použitá
Najčastejšie chyby
Takáto objednávka je následne nespracovateľná, pretože neobsahuje jednoznačné väzby na skladové zásoby, ich čiarové kódy a pod.
Tento postup je pracný a neudržateľný, navyše je tu značné riziko chyby. Je potrebné zvoliť taký e-shop, ktorý vie prijať správnu objednávku. Navyše je hlúpe, keď zákazník dostane tovar za inú cenu, než za ktorú si to objednal. Nejde tiež automatizovať vystavovanie zálohových faktúr.
Úhrady ručne kontroluje obsluha podľa výpisov. Toto je pracné a je vhodné proces automatizovať. U online platieb platobné brány informáciu odovzdávajú e-shopu a ten ju musí odovzdávať do Pohody, pri zálohových faktúrach je možné do Pohody importovať bankové výpisy alebo treba spracovávať avíza pre čo najrýchlejšiu expedíciu objednávky.
Automatizácia zálohových platieb
Súčasné možnosti on-line a zálohových platieb vyžadujú určitú pozornosť, aby skutočne urýchlili expedíciu a zároveň boli v súlade s účtovníctvom.
On-line platby
Platby kartou, okamžité prevody a odložené platby sú fenoménom súčasnej doby, bez ktorého sa máloktorý e-shop zaobíde. Pokiaľ však majú splniť svoj hlavný účel, ktorým je čo najväčšie urýchlenie expedície tovaru, je potrebné mať potvrdenie o úspešnej platbe v Pohode čo najrýchlejšie.
Zálohové faktúry
Pokiaľ zákazník zvolí platbu zálohou, mala by mu byť vystavená „Zálohová (proforma) faktúra“ v Pohode. Vieme takú zálohovú faktúru automaticky vystaviť podľa špecifikovaných pravidiel (číselný rad, bankový účet, zaúčtovanie, …) a zaslať zákazníkovi e-mailom v danom jazyku aj s uvedením QR platby či platobného tlačidla pre okamžitú úhradu.
Daňové doklady
Pre všetky on-line aj zálohové platby je potrebné v zákonnej lehote vystaviť daňový doklad – či už konečnú faktúru, pokiaľ tovar expedujete obratom, alebo daňový doklad k prijatej platbe, pokiaľ nemôžete faktúru vystaviť do 15 dní od prijatia úhrady.
Vieme tieto procesy automatizovať tak, aby nezaťažovali vás ani zákazníka zbytočnými dokladmi, ale zároveň boli splnené všetky zákonné povinnosti.
Najčastejšie chyby
Vystavenú zálohovú faktúru je možné do určitej miery nahradiť vhodnou formuláciou na potvrdzovacom e-maile o prijatí objednávky, nemožno však zaistiť, že budú správne spočítané čiastky a nebudú vznikať zaokrúhľovacie rozdiely napr. medzi základom DPH a DPH medzi touto „výzvou“ a dokladom v Pohode. V každom prípade by však mala vzniknúť aj zálohová faktúra v Pohode, aby bolo možné k nej vystaviť „Daňový doklad k prijatej platbe“ alebo ju uplatniť do konečnej faktúry.
Vyhodnocovanie objednávok
Je potrebné rozhodnúť, ktoré objednávky sú expedovateľné a vzhľadom na množstvo rôznych podmienok a pravidiel je ich ručné prechádzanie zdĺhavé a vznikajú pri ňom chyby.
Expedovateľnosť
To, či je daná objednávka expedovateľná je v skutočnosti obvykle dané kombináciou mnohých pravidiel a podmienok, je potrebné im venovať pozornosť, aby nedochádzalo k zbytočným oneskoreniam s expedíciou a nespokojnosťou zákazníkov.
Pri vyhodnocovaní konkrétnej jednej objednávky je obvykle treba zohľadniť:
- či je objednávka skladom
- zohľadnenie ďalších objednávok (napr. predtým prijatých, ktoré čakajú na naskladnenie nejakej položky)
- prioritizácia už zaplatených objednávok z dôvodov obtiažneho vrátenia platby
- či je uhradená (online, zálohovka) alebo bude uhradená následne (dobierka, príkaz, …),
- prioritu objednávok (napr. podľa časov nakládok prepravnými spoločnosťami),
- či nie je zákazník na “blackliste”, nepreberá dobierky, neplatí faktúry, …
- a prípadne množstvo ďalších špecifických okolností.
Objednávky, ktoré je možné expedovať, sa odovzdávajú do skladu na expedíciu, tie ostatné čakajú na naskladnenie tovaru či ručné riešenie (dlhodobo nedostupné položky, …). Sú nastavené pravidlá pre upozornenie zodpovedných osôb pri vzniku neštandardných situácií.
Najčastejšie chyby
Ručné prezeranie objednávok je nielen pracné ale tiež vznikajú chyby, pretože nie je možné ľahko zaistiť prioritu objednávok, dochádza k oneskoreniu expedície, pretože zatiaľ čo sa na jednu položku objednávky čaká, dôjde k vypredaniu druhej a pod. Pokiaľ vyhodnocovanie necháte na počítači, môžete viac času venovať komunikácii so zákazníkmi, hľadanie alternatív k nedostupným zásobám či starostlivejším plánovaním nákupov predchádzať podobným situáciám.
Presná a rýchla expedícia
V objednávkach, ktoré sú následne odosielané zákazníkovi, nesmú byť chyby a pokiaľ už chyba nastane, je potrebné vedieť nájsť príčinu či vyvodiť zodpovednosť.
Odovzdanie objednávky na expedíciu
Každá prevádzka má svoje špecifiká a v hre je aj prístup firmy k ergonómii, nákladom a životnému prostrediu. Je tu teda niekoľko možností, ako odovzdať objednávku na expedíciu do skladu.
- vytlačenie optimalizovanej zostavy na tlačiareň do skladu
- skladové pozície
- rozmery, hmotnosti, viackusové balenia
- spôsoby zaobchádzania a balenia
- zobrazenie radu objednávok na displeji
- rozdelenie podľa priorít (napr. prepravcov)
- štatistické informácie (počet riadkov, MJ, hmotnosť, objem, krehké, …)
- informácie o postupe expedície
- zaradenie do radu na mobilnom termináli, viď ďalej
Expedícia pomocou čiarových kódov
Vychystanie a zabalenie objednávky musí byť rýchle a presné, akékoľvek oneskorenie, zámena či nekompletná zásielka významne poškodzuje dôveru zákazníkov.
Použitie čiarových kódov či RFID na identifikáciu tovaru v sklade je už dnes štandardom u všetkých úspešných obchodných firiem.
Samotná expedícia v sklade prebieha s využitím
- mobilného terminálu, ktorý je pripojený k Wi-Fi sieti v sklade a je vybavený dotykovým displejom a čítačkou čiarového kódu
- pevne namontovaného tabletu so zabudovanou či pripojenou čítačkou čiarových kódov
Zariadenia je možné podľa potreby kombinovať, pracujú s rovnakou aplikáciou. Ďalej ich budeme pre zjednodušenie nazývať súhrnne terminálom.
Aj keď samotné technické prevedenie môže byť rôzne (pozri ďalej), princíp a činnosť skladníka na termináli je stále rovnaká. Ten na termináli vyberie z radu či načíta pomocou čiarového kódu konkrétnu objednávku (doklad), vidí aj na displeji zoznam položiek zoradený podľa potreby a načítaním jednotlivých položiek ju postupne odbavuje.
Pokiaľ sa pokúsi vložiť chybnú položku, ktorá do objednávky nepatrí, terminál ho upozorní – zamedzí sa tak zámenám tovaru. Vykryté položky postupne zo zoznamu miznú a skladník tak stále vidí, čo ešte zostáva – tým sa zamedzí nekompletnej dodávke. Všetko je doplnené farbami a zvukom zodpovedajúcim danej situácii a operácii.
Režimy expedície
V závislosti na sortimente, zavedených procesoch a ďalších okolnostiach technicky prebieha expedícia obvykle jedným z troch režimov – každý má svoje výhody aj nevýhody a záleží na sortimente, existujúcich procesoch a ďalších okolnostiach.
- kontrola prijatej objednávky – skladník pri chystaní kontroluje prijatú objednávku a tá sa následne automaticky preklápa do predajky/faktúry/výdajky/prevodky.
- väčšia možnosť nastavenia pravidiel pre vytváranie dokladov (číselné rady, účty, sklady, …)
- menšie riziko ľudskej chyby, napr. vytvorenie nekompletnej faktúry
- výdaj podľa objednávok – skladník na základe prijatej objednávky vytvára faktúru/predajku/výdajku. Potrebné pri
- použitie evidenčných čísel (výr. čísla / šarže),
- čiastočných dodávkach (objednávka sa dodáva na niekoľkokrát alebo z rôznych skladov)
- alebo ak je potrebné pracovať s ± toleranciou (napr. vážené položky).
- kontrola už hotovej faktúry/výdajky/predajky
- ideálny najmä pre začiatok, kedy skladník dostáva hotový doklad
- je možné nasadiť okamžite bez nutnosti zmien akýchkoľvek procesov
- nevýhodou je nutnosť úprav už hotových dokladov, pokiaľ napr. nejaké položky skladník nenájde.
Po dokončení prípravy sa automaticky vystavený doklad vytlačí a odovzdajú sa dáta aplikácii BHIT Doprava, ktorá zaistí vytlačenie štítkov a všetko potrebné.
Napojenie na dopravcu
Na konci expedície v sklade je vytlačenie potrebných štítkov pre prepravnú spoločnosť.
Nevidíme zmysel v objavovaní už raz vynájdeného, obzvlášť, keď na trhu existujúce riešenie je rokmi a stovkami zákazníkov vyskúšané.
Na napojenie na dopravcu používame riešenie BHIT Doprava. Autorom riešenia je naša partnerská firma BHIT. Riešenie pracuje so všetkými českými, slovenskými aj obvyklými medzinárodnými prepravcami. Na základe informácií v pôvodnej objednávke aj vytvorenom doklade pripraví a vytlačí zodpovedajúci počet štítkov na balíky.
Komunikácia so zákazníkmi
Neoddeliteľnou súčasťou expedície je včasné a rozumné informovanie zákazníka o stave a doručení objednávky.
Akonáhle je objednávka pripravená, kompletne zabalená a je k nej zaistená doprava, nastáva čas informovať zákazníka.
Obvykle sa zákazníkovi odosiela e-mail s elektronickými dokladmi, informáciou o preprave s možnosťou sledovania zásielky u prepravcu či SMS s informáciou o odoslaní tovaru a prípadne dobierke, všetko podľa konkrétnych potrieb.
Je možné odosielať napríklad návody k tovaru či s odstupom času poďakovania za nákup či upomienku neuhradenej faktúry. Je možné tiež ľubovoľne posielať aj rôzne zmeny stavu objednávky, treba však zvážiť a nájsť rozumný kompromis medzi informovanosťou a obťažovaním zákazníka.
Ďalšie obvyklé rozšírenia
Ide o výber ďalších riešení, ktoré sa často používajú na doplnenie a zefektívnenie procesov v bežných e-shopoch.
Štítkovanie tovaru
Všetok tovar, ktorý je na sklade, musí byť identifikovateľný
Nie všetok tovar máva čiarové kódy a navyše, pokiaľ importujete tovar zo zahraničia, obvykle je potrebné ho označiť slovenskými názvami a prípadne ďalšími zákonnými informáciami.
Pre spoľahlivú prácu v sklade je nevyhnutné, aby skladník bol schopný každý kus tovaru identifikovať pomocou čiarového kódu alebo RFID. Označenie môže byť na každom kuse, kartóne či regáli, ale vždy dostupné.
Súčasťou nášho riešenia je nástroj, ktorý dokáže šikovne tlačiť štítky napríklad na základe príjemky, vydanej objednávky a to aj napríklad len pre vybrané položky dokladu.
Skladové pozície
Pri väčších skladoch, vysokej obrátkovosti i fluktuácii zamestnancov nestrácate čas hľadaním tovaru
Pri väčších skladoch či pri väčšom počte skladníkov dochádza k značným časovým stratám pri hľadaní zásob v sklade.
Pomocou mobilných terminálov je možné evidovať pozície zásob a tým optimalizovať a zrýchliť výdaj už napríklad len vhodným zoradením položiek na doklade.
Evidencia skladových pozícií taktiež umožňuje pozície optimalizovať podľa obrátkovosti, sezónnosti bez vnášania chaosu do skladu.
Automatické objednávanie
Pravidelné objednávanie skladových zásob aj objednávanie na základe konkrétnych objednávok
Najmä u majoritných dodávateľov alebo just-in-time objednávania dokáže veľa času ušetriť automatizácia vydaných objednávok
Pri výbere tovaru a výpočtoch množstva sa vychádza obvykle zo
- stavov skladov
- množstvo na prijatých objednávkach
- predikcie predajov
- minimálnych a maximálnych limitov
- minimálnych a balných množstiev každého produktu
Vystavené objednávky slúžia buď nákupcovi ako podklad pre ručné objednanie alebo môžu byť zaslané dodávateľovi formou e-mailu či jeho API na príjem objednávok.
Interné reporty
V bežnej prevádzke nastávajú rôzne situácie, ktoré môžu zostať nepovšimnuté
Počas každej ľudskej činnosti vznikajú nevyhnutne chyby a čím skôr ich odhalíte, tým spokojnejší zákazníci budú. Obvykle sa tak interne upozorňuje napr. na:
- prijaté nespárované platby, kedy zákazník poplietol VS a čaká na tovar, zatiaľ čo vy čakáte na úhradu,
- zabudnuté objednávky, ktoré už boli zadané na expedíciu ale po neobvykle dlhý čas neboli expedované,
- stráženie stavov skladov, kedy došlo napríklad chybou pri objednávaní k nedostatku zásoby a tým by došlo k oneskoreniu expedície objednávok,
- stráženie expirácií nielen u potravinárskeho tovaru
- a mnoho ďalších prevádzkových situácií, ktoré treba riešiť.
Analýza skladov
Sklad viaže značné množstvo prostriedkov firmy a zodpovední manažéri sa tak snažia skladové zásoby optimalizovať tak, aby bolo tovaru dostatok ale zbytočne nezastarával a neviazal prostriedky.
Optimalizáciu skladu umožňuje vhodná a presná štatistika, ktorá vychádza z reálnych dát v Pohode.
Na základe pohybov z Pohody a Paretovho pravidla vieme zásoby pre zadané obdobie automaticky vyhodnocovať a určovať napríklad:
- aký obrat a zisk vygenerovala každá jednotlivá zásoba,
- aké sú celkové a priemerné denné predaje napr. pre potreby objednávania u dodávateľov,
- rozdelenie zásob podľa významu do kategórií A/B/C podľa princípov Paretovho pravidla, kedy napr. skupina A sú zásoby, ktorých je 10% ale pritom tvorí 70% zisku,
- stráženie „ležiakov“ ako podklad pre výpredajové aktivity.
Import dodávateľských dokladov
Väčšina obchodných firiem využíva nejaký software na vedenie skladu a je tak schopná poskytovať doklady elektronicky
Najmä u majoritných dodávateľov prinesie značnú úsporu času a odstránenie chybovosti import dokladov bez nutnosti ich ručného opisovania.
Pokiaľ je navyše potrebné evidovať aj výrobné čísla či šarže, je úspora času a minimalizácia chýb o to významnejšia. Väčšina dodávateľov vie vygenerovať doklady aj v nejakej elektronickej dátovej forme a naše nástroje sa vedia jednotlivým formátom prispôsobiť, takže import dokladov môže prebiehať aj automaticky.
Kontrola zásob pri príjme
Ak chcete byť spoľahlivým obchodom pre svojich zákazníkov, musíte mať poriadok v sklade
Poriadok v sklade je nutnou podmienkou pre správne informácie o dostupnosti tovaru a všetkej skladovej automatizácie.
Aby sme eliminovali chyby na strane príjmu tovaru, obvykle sa pomocou čiarových kódov vykonáva už príjem tovaru od dodávateľov.