Účtovná firma
Pretože Pohoda vznikla pôvodne ako účtovný software, je vďaka svojej prepracovanosti a spoľahlivosti medzi účtovníkmi veľmi obľúbená a rozšírená.
Pokiaľ Pohodu ako účtovník používate, prinášame vám množstvo vylepšení, ktoré vám mnoho operácií uľahčia či aspoň spríjemnia.
digitalizácia zhotovovaných dokladov
náhľad na priložené dokumenty
importy dokladov od klientov
vyhodnocovanie služieb
pravidelná fakturácia
automatické výkazy
Ak vás niektorý z okruhov našich riešení zaujal, poďme sa na ne pozrieť podrobnejšie.
Digitalizácia zhotovovaných dokladov
Pokiaľ budete mať všetky originálne doklady dostupné priamo v Pohode, ušetríte čas strávený prehrabávaním sa v šanónoch zakaždým, keď ich budete potrebovať vy či klient.
Papierové doklady
Väčšinu prijatých účtovných dokladov účtovníci dostávajú v papierovej podobe, či už sa jedná o prijaté faktúry, paragóny alebo zmluvy.
Pohoda vie ku každému dokladu do záložky „Dokumenty“ prikladať prílohy, čo je vhodné nielen pre skeny pôvodných dokladov. Sú tak k dispozícii priamo v Pohode.
Ručné pripájanie dokumentov k dokladom je zdĺhavé a nepohodlné, možno na to však využiť naše riešenie, kedy sa na každý takýto doklad na vopred určené miesto nalepí malá samolepka s QR kódom a tento kód (obvykle päťmiestne číslo) sa opíše či čítačkou čiarových kódov naskenuje do určeného poľa v Pohode, čo nezaberie skoro žiadny čas.
Dokumenty sa potom hromadne pomocou ľubovoľného skenera či multifunkcie naskenujú do zdieľanej zložky a my ich roztriedime k jednotlivým dokladom v Pohode a sú tak k dispozícii bez nutnosti prehľadávania papierových šanónov.
Tlač a opisovanie čísel je možné nahradiť malou štítkovou tlačiarňou, ktorá vždy vytlačí konkrétny štítok ku konkrétnemu dokladu alebo je možné uľahčiť priame skenovanie ku konkrétnemu dokladu pomocou pripojeného skenera.
Náhľad na priložené dokumenty
Keď máte k dokladom pripojené pôvodné dokumenty, potrebujete ich napríklad pri kontrole zaúčtovania prechádzať a porovnávať s dokladmi zadanými do Pohody.
Jednoduchý náhľad a prechádzanie
Pokiaľ potrebujete sústavne skontrolovať rad dokladov a kontrolovať pôvodný doklad oproti zadanému v Pohode, musíte stále preklikávať medzi dokladom a záložkou „Dokumenty“ a súbory jeden po druhom otvárať.
Pomocou nášho riešenia vieme na druhej obrazovke alebo napríklad na druhej polovici obrazovky automaticky zobrazovať dokumenty priložené k záznamu, na ktorý ukážete. Pracuje nad všetkými agendami v Pohode a jeho nasadenie aj použitie je veľmi jednoduché.
Vyskúšajte a uvidíte, koľko času a klikania ušetríte.
Importy dokladov od klientov
Ak účtujete v Pohode a váš klient vystavuje mnoho dokladov vo svojom skladovom či fakturačnom programe, je ručné obstarávanie do Pohody zbytočná a ľahko automatizovateľná práca.
Nezáleží na software klienta
Klienti používajú rôzne riešenia pre svoju skladovú či prevádzkovú potrebu, existujú rôzne odborovo zamerané riešenia, ale vy aj tak nakoniec potrebujete všetky doklady v Pohode, ktorá je pre vás ako účtovný software nenahraditeľná.
Nezáleží na tom, či vaši klienti používajú Pohodu alebo inú aplikáciu pre sklady a fakturáciu. Snáď všetky takéto aplikácie vedia exportovať dáta z jednotlivých potrebných agend v dátovej forme a ich importom do vašej Pohody, kde účtujete, ušetríte veľa času pri opisovaní dokladov i hľadaní chýb. Importovať vieme z rôznych formátov ako je CSV, EXCEL, XML, DBF, ISDOC a importné šablóny sa užívateľsky definujú podľa každého vzorového súboru. Importovať je možné od ručného vloženého súboru po plne automatický import treba z na tento účel vyhradenej e-mailovej schránky.
Importný nástroj umožňuje definovať neobmedzené množstvo pravidiel pre rôzne účtovné jednotky či formáty súborov, môžete ho teda nasadiť postupne u všetkých klientov, kde je možné získať potrebné dáta v el. forme a tým ušetriť svoj čas a náklady klienta.
Vyhodnocovanie služieb
Aj keď máte so zákazníkmi dohodnuté paušálne ceny za služby, je vhodné výška paušálov občas aktualizovať. Alebo môžete automaticky služby vyhodnocovať a fakturovať podľa skutočnosti.
Premenný rozsah služieb
U každého klienta sa v priebehu času mení náročnosť spracovania účtovníctva, či už vďaka rastu alebo úpadku firmy alebo použitím rôznych automatických importov.
Ručné prechádzanie mnohých účtovných jednotiek, počítanie záznamov, zohľadňovanie, čo bolo importované a čo zhotovené ručne – to všetko je veľmi časovo náročné.
Pomocou našich nástrojov vieme danú analýzu vykonávať automaticky napríklad každý mesiac a buď vyúčtovávať poskytnuté služby presne podľa počtu riadkov/položiek/záznamov a oceniť ich dohodnutými cenami a tým presne stanoviť cenu služby.
Ceny služieb vychádzajú z nastavených cien, zliav či individuálnych cien v Pohode, môžu tak byť pre každého zákazníka iné a zohľadňovať práve importy a náročnosť spracovania účtovníctva.
Pokiaľ vám paušálne ceny vyhovujú, môžete aspoň raz za čas overiť, či rozsah služieb zodpovedá výške paušálu a získané dáta použiť ako podklad na jednanie s klientom. Vy aj klient tak môžete mať istotu férovej a riadne ohodnotenej spolupráce.
Pravidelná fakturácia
Či už účtujete svoje služby paušálne alebo podľa skutočnosti, vystavujete každý mesiac mnoho dokladov a vďaka našim riešeniam môžete fakturáciu automatizovať a zefektívniť.
Fakturácia a upomienky
Či už svoje služby účtujete paušálne alebo podľa skutočnosti, pravidelné vystavovanie faktúr zaberá každý mesiac veľa času a rovnako tak ručné upomínanie neuhradených záväzkov.
Nielen, že automatizáciou ušetríte mnoho času. Upomienkami zase výrazne vylepšíte cash-flow svojej firmy.
Využitím tzv. trvalých objednávok v Pohode v spojení s našim fakturačným a e-mailovým riešením zaistíme automatizáciu týchto pravidelných operácií a pravidelnú mesačnú nutnosť tak môžete nahradiť niečím príjemnejším.
Najčastejšie a zároveň najľahšie sa automatizujú najmä nasledujúce operácie:
- fakturácia pravidelných služieb podľa nastavených paušálov alebo podľa skutočnosti
- fakturácia služieb nad rámec paušálu
- poštovné
- návštevy a kontroly úradov
- mimoriadne výkazy, …
- odosielanie vystavených faktúr klientom
- upomínanie neuhradených záväzkov klientom
- prehľady o platobnej morálke vedenia účtovnej kancelárie
Automatické výkazy
Výkazy a prehľady pre orgány štátnej správy vie obvykle Pohoda sama. Ďalší rad výkazov však často účtovníci spracovávajú pre banky a ďalšie inštitúcie a ich automatizácia toto uľahčí.
Prehľady pre banky
Existuje mnoho situácií, kedy je potrebné poskytovať rôzne výstupy z účtovníctva rôznym inštitúciám – bankám, matkám, …
Ide obvykle o presne dané formáty dát, ktoré vychádzajú z účtovníctva firmy.
Medzi najčastejšie výkazy, ktoré treba pravidelne zostavovať a preukazovať nielen štátnym, ale najmä súkromným organizáciám patrí napríklad
- výkazy záväzkov a pohľadávok banke pri rôznych formách prevádzkového financovania
- prehľady o zrážkach zo mzdy
- výkazy spojené s povinným podielom OZP
- náhradné plnenie
- odvody štátu
- prevádzková bilancia dcérskych firiem