Prevádzkovateľ eshopu
Procesy väčšiny eshopov sú viac-menej ustálené, začínajú prijatím objednávky od zákazníka a končia odoslaním tovaru a odovzdaním dôležitých informácií o doručení zákazníkovi. Tu je pre ilustráciu popísaná modelová situácia, systém je však veľmi variabilný a je možné ho prispôsobiť aj neštandardným postupom.
komunikácia
so zákazníkmi
automatizácia
zálohových platieb
vyhodnocovanie
objednávok
presná a rýchla
expedícia
napojenie
na dopravcu
Pokiaľ je to aspoň rámcovo to, čo by vás zaujímalo, poďte sa na to pozrieť podrobnejšie.
Prijatá objednávka
Pre nás všetko začína „Prijatou objednávkou“ v Pohode.
Náležitosti objednávky
Nie je pre nás dôležité, aký druh či model eshopu objednávku vytvoril alebo či bola vytvorená ručne, dôležité pre nás je, aby objednávka bola kompletná.
- korektná väzba na skladové položky
- správne ceny, zľavy pre daného zákazníka
- správne sadzby DPH, najmä pri predaji do zahraničia
- sadzba 0% pri dodaní platiteľovi DPH v krajinách EÚ (malo by dôjsť k overeniu platnosti VAT ID v systéme VIES) alebo mimo EÚ
- správne sadzby DPH pri platnej registrácii k DPH v inej krajine EÚ
- správne zaradenie zásoby k sadzbe (rovnaký tovar môže byť v rôznych krajinách EÚ zaradený do inej sadzby DPH)
- správne vyplnené údaje pre dodanie a určená cena dopravy
- správna fakturačná a doručovacia adresa, vyplnené povinné kontakty
- zvolený prepravca a doručovacia služba (večerné doručenie, …)
- údaje pre dodanie do výdajní (číslo, adresa, … – podľa náležitostí prepravcu)
- správne uvedený spôsob úhrady, vr. napr. stavu on-line platby, ak je použitá
Najčastejšie chyby
Takáto objednávka je následne nespracovateľná, pretože neobsahuje jednoznačné väzby na skladové zásoby, ich čiarové kódy a pod.
Tento postup je pracný a neudržateľný, navyše je tu značné riziko chyby. Je potrebné zvoliť taký eshop, ktorý vie prijať správnu objednávku. Navyše je hlúpe, keď zákazník dostane tovar za inú cenu, než za ktorú si to objednal. Nejde tiež automatizovať vystavovanie zálohových faktúr.
Úhrady ručne kontroluje obsluha podľa výpisov. Toto je pracné a je vhodné proces automatizovať. U online platieb platobné brány informáciu odovzdávajú eshopu a ten ju musí odovzdávať do Pohody, pri zálohových faktúrach je možné do Pohody importovať bankové výpisy alebo treba spracovávať avíza pre čo najrýchlejšiu expedíciu objednávky.
Automatizácia zálohových platieb
Pokiaľ zákazník zvolí platbu zálohou, mala by mu byť vystavená „Zálohová (proforma) faktúra“ v Pohode.
Vieme takú zálohovú faktúru automaticky vystaviť podľa špecifikovaných pravidiel (číselný rad, bankový účet, zaúčtovanie, …) a zaslať zákazníkovi e-mailom v danom jazyku aj s uvedením QR platby či platobného tlačidla pre okamžitú úhradu.
Najčastejšie chyby
Vystavenú zálohovú faktúru je možné do určitej miery nahradiť vhodnou formuláciou na potvrdzovacom e-maile o prijatí objednávky, nemožno však zaistiť, že budú správne spočítané čiastky a nebudú vznikať zaokrúhľovacie rozdiely napr. medzi základom DPH a DPH medzi touto „výzvou“ a dokladom v Pohode. V každom prípade by však mala vzniknúť aj zálohová faktúra v Pohode, aby bolo možné k nej vystaviť „Daňový doklad k prijatej platbe“ alebo ju uplatniť do konečnej faktúry.
Vyhodnocovanie objednávok
Než sa objednávka dostane do skladu na vychystanie, rozhodneme, ktoré sú expedovateľné.
Zvyčajne treba zohľadniť:
- či je objednávka skladom
- zohľadnenie ďalších objednávok (napr. skôr prijatých, ktoré čakajú na naskladnenie nejaké položky)
- prioritizácia už zaplatených objednávok z dôvodov obtiažneho vrátenia platby
- či je uhradená (online, zálohovka) alebo bude uhradená následne (dobierka, príkaz, …),
- prioritu objednávok (napr. podľa časov nakládok prepravnými spoločnosťami),
- či nie je zákazník na “blackliste”, nepreberá dobierky, neplatia faktúry, …
- a prípadne množstvo ďalších špecifických okolností.
Objednávky, ktoré je možné expedovať, sa odovzdávajú do skladu na expedíciu, tie ostatné čakajú na naskladnenie tovaru či ručné riešenie (dlhodobo nedostupné položky, …).
Najčastejšie chyby
Ručné prechádzanie objednávok je nielen pracné ale tiež vznikajú chyby, pretože nie je možné ľahko zaistiť prioritu objednávok, dochádza k oneskoreniu expedície, pretože zatiaľ čo sa na jednu položku objednávky čaká, dôjde k vypredaniu druhej a pod. Pokiaľ vyhodnocovanie necháte na počítači, môžete viac času venovať komunikácii so zákazníkmi, hľadanie alternatív k nedostupným zásobám či starostlivejším plánovaním nákupov predchádzať podobným situáciám.
Presná a rýchla expedícia
Vyhodnotenú objednávku je treba odovzdať do skladu.
Skladníkovi odovzdáme expedovateľnú objednávku obvykle jednou z nasledujúcich ciest:
- vytlačenie optimalizovanej zostavy na tlačiareň do skladu
- skladové pozície
- rozmery, hmotnosti, viackusové balenia
- spôsoby zaobchádzania a balenia
- zobrazenie radu objednávok na displeji
- rozdelenie podľa priorít (napr. prepravcov)
- štatistické informácie (počet riadkov, MJ, hmotnosť, objem, krehké, …)
- informácie o postupe expedície
- zaradenie do radu na mobilnom termináli, viď ďalej
Vychystanie a zabalenie objednávky musí byť rýchle a presné, akékoľvek oneskorenie, zámena či nekompletná zásielka významne poškodzuje dôveru zákazníkov. Kompletizácia objednávky v sklade prebieha v závislosti od sortimentu, veľkosti skladu pomocou:
- mobilného terminálu, ktorý je pripojený k Wi-Fi sieti v sklade a je vybavený dotykovým displejom a čítačkou čiarového kódu
- pevne namontovaného tabletu so zabudovanou či pripojenou čítačkou čiarových kódov
Zariadenia je možné podľa potreby kombinovať, pracujú s rovnakou aplikáciou. Ďalej ich budeme pre zjednodušenie nazývať súhrnne terminálom.
Hoci samotné technické prevedenie môže byť rôzne (viď ďalej), princíp a činnosť skladníka na termináli je stále rovnaká. Ten na termináli vyberie z radu či načíta pomocou čiarového kódu konkrétnu objednávku (doklad), vidí aj na displeji zoznam položiek zoradený podľa potreby a načítaním jednotlivých položiek ju postupne odbavuje.
Pokiaľ sa pokúsi vložiť chybnú položku, ktorá do objednávky nepatrí, terminál ho upozorní – zamedzí sa tak zámenám tovaru. Vykryté položky postupne zo zoznamu miznú a skladník tak stále vidí, čo ešte zostáva – tým sa zamedzí nekompletnej dodávke. Všetko je doplnené farbami a zvukom zodpovedajúcim danej situácii a operácii.
V závislosti na sortimente, zavedených procesoch a ďalších okolnostiach technicky prebieha expedícia obvykle jedným z troch režimov – každý má svoje výhody aj nevýhody a záleží na sortimente, existujúcich procesoch a ďalších okolnostiach:
- kontrola prijatej objednávky – skladník pri chystaní kontroluje prijatú objednávku a tá sa následne automaticky preklápa do predajky/faktúry/výdajky/prevodky.
- väčšia možnosť nastavenia pravidiel pre vytváranie dokladov (číselné rady, účty, sklady, …)
- menšie riziko ľudskej chyby, napr. vytvorenie nekompletnej faktúry
- výdaj podľa objednávok – skladník na základe prijatej objednávky vytvára faktúru/predajku/výdajku. Potrebné pri
- použitie evidenčných čísel (výr. čísla / šarže),
- čiastočných dodávkach (objednávka sa dodáva na niekoľkokrát alebo z rôznych skladov)
- alebo ak je potrebné pracovať s ± toleranciou (napr. vážené položky).
- kontrola už hotovej faktúry/výdajky/predajky
- ideálny najmä pre začiatok, kedy skladník dostáva hotový doklad
- je možné nasadiť okamžite bez nutnosti zmien akýchkoľvek procesov
- nevýhodou je nutnosť spätných úprav už hotových dokladov, pokiaľ napr. nejaké položky skladník nenájde.
Po dokončení prípravy sa automaticky vystavený doklad vytlačí a odovzdajú sa dáta aplikácii BHIT Doprava, ktorá zaistí vytlačenie štítkov a všetko potrebné.
Napojenie na dopravcu
K napojeniu na dopravcov používame riešenie BHIT Doprava.
Autorom riešenia je naša partnerská firma BHIT. Riešenie pracuje so všetkými českými, slovenskými aj obvyklými medzinárodnými prepravcami. Na základe informácií v pôvodnej objednávke aj vytvorenom doklade pripraví a vytlačí zodpovedajúci počet štítkov na balíky.
Komunikácia so zákazníkmi
Zákazníka je potrebné včas informovať o jeho zásielke.
Objednávka je teraz dokončená – je kompletne pripravená, je k nej vystavený doklad a vytvorená doprava. Teraz je čas odoslať zákazníkovi e-mail s elektronickými dokladmi, informáciou o preprave s možnosťou sledovania zásielky u prepravcu, SMS s informáciou o odoslaní tovaru a prípadne dobierke, všetko podľa Vašej fantázie.
Je možné odosielať napríklad návody k tovaru či s odstupom času poďakovania za nákup či upomienku neuhradenej faktúry.
Možno samozrejme ľubovoľne posielať aj rôzne zmeny stavu objednávky, treba však zvážiť a nájsť rozumný kompromis medzi informovanosťou a obťažovaním zákazníka.
Ďalšie obvyklé rozšírenia
Ide o výber ďalších riešení, ktoré sa často používajú na doplnenie a zefektívnenie procesov v bežných eshopoch.
Štítkovanie tovaru
Nie všetok tovar máva čiarové kódy a navyše, pokiaľ importujete tovar zo zahraničia, obvykle je potrebné ho označiť českými názvami a prípadne ďalšími zákonnými informáciami.
Súčasťou nášho riešenia je nástroj, ktorý dokáže šikovne tlačiť štítky napríklad na základe príjemky, vydanej objednávky a to aj napríklad len pre vybrané položky dokladu.
Skladové pozície
Pri väčších skladoch či pri väčšom počte skladníkov dochádza k značným časovým stratám hľadaním zásob v sklade. Pomocou mobilných terminálov je možné evidovať pozície zásob a tým optimalizovať a zrýchliť výdaj už napríklad len vhodným zoradením položiek na doklade.
Automatické objednávanie
Najmä u majoritných dodávateľov alebo just-in-time objednávania dokáže veľa času ušetriť automatizácia vydaných objednávok
– na základe stavov skladov, prijatých objednávok, minimálnych a maximálnych limitov či predikcie je možné pomocou nastavených algoritmov generovať a odosielať nákupcom alebo priamo dodávateľom pomocou e-mailov či cez API vydané objednávky.
Interné reporty
Počas každej ľudskej činnosti vznikajú nevyhnutné chyby a čím skôr ich odhalíte, tým spokojnejší zákazníci budú. Obvykle sa tak interne upozorňuje napr. na:
- prijaté nespárované platby, kedy zákazník poplietol VS a čaká na tovar, zatiaľ čo vy čakáte na úhradu,
- zabudnuté objednávky, ktoré už boli zadané na expedíciu ale po neobvykle dlhý čas neboli expedované,
- stráženie stavov skladov, kedy došlo napríklad chybou pri objednávaní k nedostatku zásoby a tým by došlo k oneskoreniu expedície objednávok,
- stráženie expirácií nielen u potravinárskeho tovaru
- a mnoho ďalších prevádzkových situácií, ktoré treba riešiť.
Analýza skladov
Sklad viaže značné množstvo prostriedkov firmy a zodpovední majitelia sa tak snažia skladové zásoby optimalizovať. Na základe skutočných predajných dát z Pohody a Paretovho pravidla vieme zásoby pre zadané obdobie automaticky vyhodnocovať a určovať napríklad:
- aký obrat a zisk vygenerovala každá jednotlivá zásoba,
- aké sú celkové a priemerné denné predaje napr. pre potreby objednávania u dodávateľov,
- rozdelenie zásob podľa významu do kategórií A/B/C podľa princípov Paretovho pravidla, kedy napr. skupina A sú zásoby, ktorých je 10% ale pritom tvorí 70% zisku,
- stráženie „ležiakov“ ako podklad pre výpredajové aktivity.
Import dodávateľských dokladov
Najmä u majoritných dodávateľov prinesie značnú úsporu času import dokladov bez nutnosti ich ručného opisovania.
Pokiaľ je navyše potrebné evidovať aj výrobné čísla či šarže, je úspora času a minimalizácia chýb o to významnejšia. Väčšina dodávateľov vie vygenerovať doklady aj v nejakej elektronickej dátovej forme a naše nástroje sa vedia jednotlivým formátom prispôsobiť, takže import dokladov môže prebiehať aj automaticky.
Kontrola zásob pri príjme
Pokiaľ potrebujete zaistiť čo najpresnejšiu evidenciu skladu, môžete príjemky/prijaté faktúry kontrolovať či prijímať podľa vydaných objednávok pomocou mobilných terminálov rovnakými princípmi, ako je to pri expedícii.