Velkoobchod a distribuce

Velkoobchody musí být spolehlivé, musí se přizpůsobovat požadavkům odběratelů a zároveň nadstandardními službami získávají konkurenční výhodu nad těmi “tradičními”.

Jsou typickými uživateli našich řešení, která dokáží ulehčit většinu činností a uvolnit tak prostor pro osobní jednání s odběrateli, dodavateli i rozvoj společnosti.

odeslat nezávaznou poptávku

příjem objednávek
z různých zdrojů

automatické objednávání
u dodavatelů

souhrnná fakturace
dodaného zboží

evidence potvrzených
dodacích listů

spolehlivá expedice

statistiky zboží a odběratelů

komunikace s odběrateli

manažerské a provozní reporty

Pokud je to alespoň rámcově to, co by vás zajímalo, pojďte se na to podívat podrobněji.

Příjem objednávek z různých zdrojů

Umět se přizpůsobit potřebám zákazníkům a šetřit tak svůj i jejich drahocenný čas je klíčovou dovedností úspěšných firem. Automatizací 20% největších objednávek ušetříte 80% času.
podrobnosti

Importy datových souborů

Nezáleží na tom, jaký software váš zákazník používá, vyexportovat objednávku do CSV či XML umí snad každý z nich.

Příjem objednávek z datových souborů může probíhat ručním vložením souboru či automatickým importem např. z vyhrazené e-mailové schránky. Importní nástroj je schopen definovat neomezené množství pravidel pro jednotlivé odběratele a formáty a uživatelsky se definuje, jakým způsobem se z dané struktury data načítají.

Excelovské formuláře

V některých případech, zejména omezený sortiment a pravidelné dodávky, je pro zákazníky zajímavá i možnost objednávání pomocí e-mailového formuláře.

Umíme pravidelně zákazníkům zasílat excelové formuláře s potřebnými náležitostmi a zákazníci jen vyplní množství u položek a zašlou na určenou e-mailovou adresu, kde se zpracuje jako přijatá objednávka do vaší Pohody. Formulář lze používat i opakovaně a je to rychlejší, než proklikávání eshopu.

Potvrzení objednávky zákazníkovi

Zákazník okamžitě ví, že objednávka byla přijata a případně potvrzena odpovědnou osobou.

Po přijetí objednávky a případné kontrole vybraným pracovníkem je zákazníkovi zasláno aktuální potvrzení přijetí objednávky včetně případných provedených úprav či předpokládaných dostupností.

Automatické objednávání u dodavatelů

Většinu vydaných objednávek lze automatizovat pomocí algoritmů a usnadnit a zefektivnit tak nákup.
podrobnosti

Objednávání u dodavatelů patří k nejdůležitějším ale také nejzdlouhavějším úlohám nákupčích velkoobchodů. Přitom se jedná o jednu z nejsnáze automatizovatelných činností a nákupčím se tím uvolní ruce na jednání o cenách, vyhledávání potenciálních dodavatelů či jiné další produktivnější aktivity.

Pokud navíc chceme optimalizovat sklad a proto zohledňovat odběratelské objednávky i dle požadovaného termínu dodání, je ruční výpočet téměř nereálný.

Zásoby a dodavatelé

Obvykle se zaměřuje na ty největší či nejdůležitější dodavatele, u každého dodavatele jsou jiné podmínky a možnosti pro objednávání a zároveň se předpokládá, že u zásob je vybrán či lze dle pravidel určit dodavatele

Množství k objednání se vypočítává pomocí definovatelného algoritmu, jenž zohledňuje všechny potřebné parametry, kterými obvykle jsou např.

  • stav zásoby
  • množství dané zásoby na přijatých objednávkách
  • predikce prodeje na potřebné období
  • již objednané množství (vydané objednávky)
  • dodací lhůta
  • skladová dostupnost u dodavatele
  • objednací (balící) množství

Objednávky se obvykle vystavují automaticky v nastavené časy a za splnění definovaných podmínek, jako jsou třeba minimální hodnota objednávky či dosažení určitého potřebného jednotkového množství pro objednání celého balení.

Jakmile se vyladí podmínky a algoritmy tak, že objednávky vznikají správně, mohou se začít automaticky odesílat dodavateli – pomocí e-mailu, FTP, dodavatelského API či řadou dalších cest.

Pokud do vydaných objednávek bude doplňován i předpokládaný termín dodání, můžete svým odběratelům poskytnout i přesnější informace k jejich objednávkám.

Souhrnná fakturace dodaného zboží

Velkoobchody obvykle nevystavují fakturu ke každému odebranému zboží, ale faktury vystavují souhrnně v dohodnutých intervalech.
podrobnosti

U velkoobchodních vztahů je obvyklé, že dodavatel svému odběrateli vydává v průběhu určitého období (týdne, měsíce, …) zboží pomocí výdejek a na konci období se výdejky souhrnně fakturují. Fakturační období může být u různých odběratelů různé, může být nastavena třeba i mimořádná fakturace při překročení určité částky, na ruční vyžádání či různé další podmínky a pravidla.

Ačkoliv vystavování faktur může někoho bavit, zabírá pravidelná fakturace zbytečně moc času a zdržuje od produktivnějších činností, proto je vhodné tuto činnost automatizovat.

Výdejky se v nastavené časy a dle nastavených pravidel souhrnně přenesou do faktury stejně, jako by tato operace proběhla v Pohodě, výdejky se vyřídí a vystavené faktury se automaticky rozešlou e-mailem odběratelům, mohou být následně i upomínány či jejich statistiky poskytovány vedení, prodejcům či obchodním zástupcům.

Evidence potvrzených dodacích listů

Potvrzený dodací list je často nezbytnou součástí faktury za dodané zboží, odběratel dle něho ví, který z pracovníků zboží odebral či na jakou zakázku. Usnadní i řešení řady sporů s odběrateli.
podrobnosti

Ve skladu i při rozvozu

K předání zboží dochází jak na provozovně, tak i třeba na stavbě. Proto podpis papírového dodacího listu zůstává tím nejsnazším dokladem odběru zboží.

Podepsané či vyplněné doklady stačí hromadně naskenovat pomocí skeneru či multifunkce a my je automaticky roztřídíme a popřikládáme do Pohody jako Dokumenty dané výdejky či jiného dokladu.

Jsou tak snadno k dispozici v Pohodě bez nutnosti prohledávání papírových šanonů a zároveň je lze automaticky pravidelně odesílat odběratelům mailem ihned po naskenování, spolu s fakturou či jinak dle potřeby.

Spolehlivá expedice

Mnoho současně otevřených objednávek, různé termíny dodání, platební morálka odběratelů i částečné expedice – to vše komplikuje až znemožňuje efektivní ruční zpracování.
podrobnosti

Časté komplikace

Velkoobchody mají díky různorodému sortimentu komplikovanější skladové procesy.

Každý obor má svá specifika, řadu z nich umíme řešit.

Mezi nejčastější požadavky velkoobchodů patří potřena řešit následující situce:

  • i při sebevětší důslednosti dochází k záměnám zboží a nekompletním dodávkám
  • je třeba pracovat se šaržemi a expiracemi či výrobními čísly, ruční evidence je problematická
  • pokud zboží nemá své stálé místo, mnoho času skladníci tráví hledáním zboží
  • když zboží své stálé místo má, díky sezónnosti zůstává část skladu permanentně zbytečně nevyužitá
  • je třeba pracovat s jednotlivými kusy, kartony i paletami
  • balní množství se liší i u stejného zboží dodávku od dodávky a obtížně se množství počítá
  • stejné zboží má různé EAN kódy podle země původu či dovozce
  • je nezbytné (např. u potravin) či žádoucí u ostatního sortimentu zboží obměňovat a snažit se vyhnout zastarání zboží ve skladu
  • někteří odběratelé vyžadují specifické značení zboží, které se provádí při expedici (vlastní čárové kódy, “vyrobeno pro …”, jazyk dle cílové země apod.)

Vyhodnocování objednávek

Objednávky je zjednodušeně třeba rozdělit do tří skupin na ty které lze expedovat, které čekají na zboží a kde je potřeba, z libovolného důvodu, ruční zásah či domluva s odběratelem.

Pomocí našich řešení jsme schopni objednávky průběžně automaticky vyhodnocovat, zpravidla se vyhodnocuje zejména

  • požadovaný termín dodání
  • skladovost objednávky se zohledněním ostatních objednávek
  • stav úhrady při platbě předem či stav kreditu a platební morálka při platbách převodem
  • rozdělení nedostupného zboží mezi objednávky dle nastaveného algoritmu
  • expediční kapacita skladu

Pokyn k expedici

Jakmile je objednávka vyhodnocena jako expedovatelná, je třeba předat do skladu vhodnou formou pokyn k její expedici.

Zpracovaná objednávka, obvykle již včetně konkrétního množství konkrétních zásob, míří do skladu cestou

  • vytištění optimalizované sestavy na tiskárnu do skladu
    • skladové pozice
    • rozměry, hmotnosti
    • vícekusová balení
    • způsoby zacházení a balení
  • zobrazení fronty objednávek na displeji
    • rozdělení dle priorit (např. přepravců)
    • statistické informace (počet řádků, MJ, hmotnost, objem, křehké, …)
    • informace o postupu expedice
  • zařazení do fronty na konkrétním mobilním terminálu

Expedice pomocí čárových kódů

Využití čárových kódů či RFID je v dnešní době nezbytnost, chcete-li být dodavateli, na které se mohou vaši partneři spolehnout.

Využití principů GS1 je v některých oborech nezbytné, jindy práci alespoň usnadňuje a dokáže i snižovat náklady.

Skladníci objednávku pomocí mobilního terminálu vychystávají. Mezi hlavní výhody práce s mobilním terminálem patří

  • kontrola správného druhu a množství vkládaného zboží
  • okamžitý přístup k doplňkovým informacím o zboží (obrázky, specifikace, …)
  • práce s výrobními čísly, šaržemi a expiracemi
  • možnost používání různých balních jednotek
  • práce s GS1-128 (logistická etiketa)
  • sběr objednávky optimální trasou dle skladových pozic
  • prioritizace výdeje zásob od nejstaršího
  • upozornění na položky skládající se z více kusů
  • možnost evidence balních listů – obsahy jednotlivých balíků či palet

Návazné operace

Po úspěšném vychystání zboží ve skladu přichází na řadu administrativa.

Po dokončení přípravy objednávky je dle nastavených podmínek vystaven odpovídající doklad (obvykle faktura/výdejka/převodka) a vytištěna nastavená tisková sestava, která se i individuálně může lišit pro různé odběratele.

Pokud se k přepravě využívají služby přepravních společností, je možné při využití řešení BHIT Doprava automaticky vytisknout i odpovídající počet štítků na označení balíků/palet.

Samozřejmostí je odeslání potřebných informací, dokladů a pokynů odběrateli pomocí e-mailu, SMS či třeba nahrání dokladů v dané formě do API odběratele.

Statistiky zboží a odběratelů

Statistika nuda je, má však cenné údaje… Pojďme vytěžit ze stávajících dat maximum a naučit se získaná data využívat.
podrobnosti

Statistika nad zásobami

Využitím statistik lze zvýšit dostupnost zboží pro odběratele při současném snížení nákladů.

Běžné velkoobchody mají tisíce položek, bez podrobnější statistiky lze jen těžko a neefektivně plánovat nejen nákupy od dodavatelů, cenotvorbu ale i třeba propagační akce.

Snem každého správného hospodáře je mít sklad naplněný tak, aby dokázal operativně vyhovět požadavkům zákazníků, ale nevázal přitom zbytečně mnoho prostředků a nemuselo často docházet k výprodejům či odpisům neprodaného zboží.

ABC analýza

Statistika, která nevyžaduje téměř žádné podrobné nastavování a ihned získáte přehled nad užitečností jednotlivých zásob

Paretovo pravidlo praví, že 80% času trávíme činnostmi, které jsou pro nás jen z 20% důležité. Se zásobami je to podobné.

S drobnými odchylkami a výjimkami napříč obory platí, že 70% vašeho zisku ve skutečnosti tvoří jen 10% zásob (říkejme jim A) a naopak 70% vašich zásob tvoří jen 10% zisku (C). Našimi nástroji snadno získáte přehled, do které kategorie která zásoba patří a tím zjistíte, ve kterém sortimentu jste dobří a úspěšní a který jen váže prostředky a zabírá místo ve skladu. Vyhodnocovat můžete za různá časová období, podle jednotlivých skladů, značek, dodavatelů, …

Historie a predikce

Čím přesněji dokážete předpovědět poptávku, tím lépe na ni můžete být připraveni.

Od některých dodavatelů můžete mít zboží téměř ihned, u jiných je však potřeba plánovat i dlouhé měsíce dopředu.

Abyste dokázali efektivně plánovat nejen nákupy zásob ale i třeba cenotvorbu či marketingové akce, mohu vám posloužit i další výstupy našich analýz, například
  • průměrné denní prodeje, průměrný zisk a marže,
  • nedodané položky přijatých objednávek,
  • “ležáky” za dané období,
  • skladové zásoby s blížícím se datem spotřeby,
  • hlídání zásob, které na základě stavu skladu, průměrných prodejů a dodací lhůty pravděpodobně dojdou,
  • hlídání prodejů zásob pod stanovenou minimální marži,
  • procento reklamovanosti zboží
  • sledování vývoje nákupních cen dle dodavatelů

Statistika odběratelů

Naše řešení vám poskytnou stále aktuální přehled nad odběrateli a vaše práce s nimi tak bude efektivnější a cílenější. Budete moci poskytnout takové podmínky, které odpovídají aktuálnímu stavu

Většina velkoobchodů používá pro rozlišení kategorií odběratelů výši dosaženého obratu. Přitom odběratelé přirozeně rostou i klesají a často se tak stává, že někdo zůstává v “lepší” kategorii i když dlouhodobě obraty neplní a naopak jiní by si mohli polepšit ale nikdo se k přepočítání obratů dlouho nedostal.

Naše nástroje umí obraty automaticky pravidelně vyhodnocovat a to třeba podle sortimentních skupin, s vyloučením např. obalů, doprav či dle řady dalších kritérií, jako je například dodržování platebních termínů. Lze tedy každému odběrateli určit takové podmínky, které přesně odpovídají jeho chování a struktuře odběrů.

Obchodní zástupci

Práce každého dobrého obchodního zástupce spočívá v tom, že má s odběrateli osobní vztah, pomáhá jim v prodeji svého zboží a snaží se jim vycházet maximálně vstříc

Obchodní zástupci jistě využijí pravidelné statistiky odběratelů, které usnadní nejen plánování návštěv či kontaktů s odběrateli. Dá se pracovat a hlídat například ty odběratele, kteří

  • více období za sebou klesají/rostou s obraty, celkově i v jednotlivých kategoriích
  • dlouho neobjednali žádné zboží
  • začali objednávat určitou část sortimentu a je tak vhodné jim nabídnout ještě další, související
  • neplní své platební závazky
  • významně zvýšili či snížili objem odebraného zboží

Komunikace s odběrateli

Komunikace je základem každého osobního i pracovního vztahu. Odběratel, který má vše potřebné snadno dostupné, bude spokojenější než pokud bude muset informace obtížně zjišťovat.
podrobnosti

Stavy objednávek

Odběratelé potřebují vždy s jistotou vědět, v jakém stavu je jejich objednávka.

Tak, jako eshopy při přijetí objednávky informují e-mailem zákazníka o přijetí objednávky, je toto potřeba řešit i u velkoobchodů, kde však objednávky přichází z mnoha různých a různě spolehlivých cest – u telefonických či emailových snadno dojde k záměně zboží, někdy je třeba zboží nahradit jiným, srovnatelným či lépe dostupným. Proto vaši odběratelé jistě uvítají přehledné potvrzení přijetí objednávky emailem spolu s konkrétním seznamem položek, cenami a třeba informací o dostupnosti.

Jakmile objednávku připravíte a odesíláte, je pro odběratele důležitá informace o přepravci a možnosti sledování zásilky či třeba kontakt na řidiče při vlastním rozvozu. Stejně tak řidiči na místě ušetří čas, pokud bude odběratel již předem informován o případné dobírce a možných způsobech její úhrady.

Elektronické doklady

Zpracování i archivace elektronických dokladů je mnohem snazší a stále více odběratelů vybírá své dodavatele podle toho, kolik práce jim dodavatel ušetří či přidělá

Automaticky lze odběrateli zasílat veškeré vystavené doklady – dodací listy, faktury a jejich upomínky.

Kromě PDF formátu je lze odesílat  i v dalších, elektronicky zpracovatelných formátech jako je CSV, XML, Excel, ISDOC. Lze pomocí pravidel definovat jaké tiskové sestavy či datové formy používat pro kterého zákazníka, používat různé jazykové mutace a formáty e-mailů a SMS.

Ceníky, skladová dostupnost, nedodané položky

Pravidelným automatickým zasíláním požadovaných informací odběratelům usnadníte život

Pro ušetření významného množství telefonátů a i možných nedorozumění se pravidelně se zákazníkům zasílají vhodnou formou například

  • ceníky zboží a služeb
  • katalogy zboží a jeho dostupnosti
  • výprodejové či akční položky
  • seznamy položek nedodaných objednávek i s předpokládanými termíny dodání
  • seznamy neuhrazených pohledávek

Manažerské a provozní reporty

Včasné a aktuální podklady jsou základem pro správné rozhodování a včasné zachycení blížícího se problému může ušetřit řadu starostí.
podrobnosti

Provozní reporty

V běžném provozu firmy nastávají různé situace, které je třeba řešit dříve, než přerostou ve významnější problém

Často se hlídají stavy, které mohou způsobit řadu dalších potíží a nepříjemností, jako například

  • nespárované příchozí platby – může jít např. o
    chybný VS při úhradě faktury či zálohové faktury
  • duplicitní platby, přeplatky
  • čekající objednávky, které
    se někde “ztratily” během průchodu skladem
  • obsahují dlouhodobě nedostupné položky
  • obsahují položky, u kterých došlo k významné změně ceny
  • neshody stavů zásob a jejich evidenčních čísel
  • pohyby, které způsobily záporný stav a došlo tak k chybnému výpočtu vážené nákupní ceny
  • neshody stavů zásob a evidence jejich umístění
  • procházející šarže zásob

Manažerské reporty

Vedení společnosti je zodpovědné za správné a včasné rozhodování v různých otázkách a situacích

Pro správné rozhodnutí jsou nezbytná správná a aktuální data. Mezi nejoblíbenější přehledy patří 

  • bilance společnosti – závazky, pohledávky, stavy účtů a hotovosti
  • výkonu jednotlivých středisek či provozoven
  • výkonech a trendech jednotlivých obchodních zástupců, skladníků či jiných pracovníků
  • srovnání jednotlivých činností firmy a trendů jejich vývoje
  • využívání přepravních služeb jako podklad pro jednání s nimi
  • struktuře nákupů od různých dodavatelů